Ne iş yapıyoruz
5alan
artı yapmadığımız beş iş, açıkça yazılı
Ortak paydası tek cümle: bir işin bugün elle yapılıyor olması ve her hafta tekrarlanması. İş küçük olabilir. Gelen maillerin cevaplanması da bir süreçtir.
01 İş akışı otomasyonu
Bir kişinin haftada bir gününü yiyen işi tarif edin.
Gelen faturaları tabloya geçirmek. Aynı soruyu her gün yeniden cevaplamak. Özgeçmişleri okuyup listeye işlemek. Bunlar küçük işler. Toplandığında bir kişinin haftasını yer.
Kurulan akış ne zaman başlayacağını, sırayla ne yapacağını ve nerede duracağını bilir. Emin olamadığı yerde uydurmaz, size sorar. Bozulursa haber verir.
Kapsam
- Süreci yerinde çıkarma — bugün elle nasıl yapılıyor
- Akışın kurulması ve sizin sistemlerinize bağlanması
- Hata durumunda uyarı hattı ve çalışma kaydı
- Devir: nasıl durdurulur, nasıl değiştirilir, kim bakar
- Klasöre dosya bırakılır
- Alanlar düzenlenir
- Dosya okunur veya yazılır
- Birden fazla yola ayrılır
- Dosyanın içindeki metin çıkarılır
- Bilgi tabanına yazılır veya sorgulanır
- 8 adım türü daha
02 Süreçlerin iyileştirilmesi
İşin nerede beklediğini kimse bilmiyorsa, orada bir sorun var.
Bir talep şirkete girer ve kaybolur. Kim baktı, ne zaman baktı, neden bekledi — sorulduğunda kimse tam bilmez. Herkes kendi parçasını bilir, bütünü kimse görmez.
Biz süreci baştan sona çıkarır, nerede beklediğini işaretler ve hangi adımın gereksiz olduğunu söyleriz. Bazı adımlar silinir. Bazıları otomatikleşir. Kalanı yazılı hâle gelir ki yeni gelen biri okuyup uygulayabilsin.
Bunu yazılım satmak için yapmıyoruz. Çoğu zaman ilk teslim tek bir belgedir ve içinde hiç yazılım geçmez.
Kapsam
- Süreç haritası: adım, sorumlu, süre, bekleme noktası
- Görev tanımları ve organizasyon şeması
- Doküman envanteri — ne var, nerede, hangisi güncel
- İyileştirme önerisi ve uygulama sırası
03 Marka ve kurumsallaşma
Logo bir dosyadır. Marka, o dosyanın nerede nasıl duracağının kararıdır.
Birçok şirkette logo var, kural yok. Her teklif başka fontla çıkar, her sunum başka renkte. Dışarıdan bakan bunu görmez ama hisseder: dağınık.
Kimlik işi bizde üç karardan ibaret. Renk, yazı tipi, boşluk. Üçü de yazılır ve nerede kullanılacağı örneğiyle gösterilir. Şablonlar hazır geldiği için teklifi hazırlayan kişi her seferinde baştan karar vermez.
Kapsam
- İşaret ve kullanım kuralları
- Renk, yazı tipi ve boşluk sistemi
- Teklif, sunum ve antetli kâğıt şablonları
- Sosyal medya ve basılı iş için hazır kalıplar
04 Kalite ve belgelendirme hazırlığı
Denetime bir hafta kala hazırlanan dosya, denetimden sonra rafta kalır.
Kalite belgesi almak bir şey, kalite sisteminin çalışması başka şey. İkincisi olmadan birincisi her yıl aynı telaşla tekrarlanır.
Biz dokümanı işin içinden çıkarırız. Süreç zaten yazılıysa prosedür de yazılıdır. Denetime hazırlık o zaman haftalık bir telaş değil, dosyayı gözden geçirmek olur.
Kapsam
- Mevcut doküman durumunun çıkarılması
- Prosedür ve talimatların yazılması
- ISO 9001 geçişi için hazırlık
- İç denetim öncesi kontrol listesi
Belgeyi akredite kuruluş verir, biz vermeyiz. Hazırlığını yaparız.
05 Web sitesi ve arayüz tasarımı
Sitenizi en son ne zaman biri gerçekten okudu?
Çoğu şirket sitesi bir broşürün ekrana taşınmış hâli. Ziyaretçi girer, ne yaptığınızı anlamaz, çıkar. Sorun tasarım zevki değil; sayfanın hangi soruya cevap verdiğinin hiç kararlaştırılmamış olması.
Biz önce o soruyu yazarız. Sonra sayfa onun etrafında kurulur — hangi bölüm ne diyecek, ziyaretçi nereden girecek, nerede karar verecek. Tasarım bundan sonra başlar.
Şu an okuduğunuz site bizim işimiz — tasarımı, metni ve yazılımı. Kendi sitesini kuramayan ajanstan site almayın.
Kapsam
- Sayfa mimarisi: kaç sayfa, hangisi neyi anlatıyor
- Marka kimliği yoksa kurulması, varsa uygulanması
- Metin yazımı — sizin dilinizde, ajans dilinde değil
- Geliştirme ve yayına alma
- Yapay zeka arama motorlarında görünürlük için içerik yapısı
Sayfa düzeni sizinle birlikte kurulur: hangi bölüm nerede, ziyaretçi nereden girer, nerede karar verir.
Sınırlar
Yapmadığımız işler
Bir ajansın ne yapmadığını yazması, ne yaptığını yazmasından çok bilgi verir. Beşi bilerek dışarıda.
- Belgelendirme ve denetim
- ISO belgesini akredite kuruluş verir. Hazırlığını yaparız, belgeyi vermeyiz.
- Hukuki metin
- Aydınlatma metni, sözleşme, veri politikası — avukat işi. Teknik tarafını kurarız, metni yazmayız.
- Fatura entegratörlüğü
- e-Fatura entegratörlüğü izne bağlı ve bizde yok. Entegrasyondan sonraki veri işini yaparız.
- Devlet desteği vaadi
- “Size hibe buldururuz” demeyiz. Hangi program var, söyleriz. Uygunluk kararı kurumundur.
- İzinsiz toplu ileti
- İzni olmayan listeye ticari e-posta göndermeyiz, altyapısını da kurmayız.
Listede yoksa
Sizin süreciniz bu beşin arasında olmayabilir.
Vitrinde yüzlerce kurulabilir iş duruyor, ama sizin işiniz orada olmak zorunda değil. Anlatın. Kurulabilir mi, ne kadar sürer, neye mal olur — görüşmede söyleriz. Kurulamıyorsa onu da söyleriz.