İçeriğe atla
ALBA
Görüşme isteyin

Aile 07

Şirket hafızası ve bilgi tabanı

20iş bu ailede
19 tanesi dil modeli kullanıyor

Cevap zaten bir yerde yazılı: sözleşmelerde, prosedür dosyalarında, toplantı notlarında, ortak sürücüdeki klasörlerde. Sorun bilginin olmaması değil, soru sorulduğu anda bulunamamasıdır — cevabı bilen kişi izinde olduğunda iş durur, yeni başlayan aynı şeyi üç kez sorar. Bu aile, dağınık belgeleri sorulabilir tek bir şirket hafızasına dönüştürür: soru düz Türkçe sorulur, cevap şirketin kendi belgesinden gelir.

Bu iş bugün kimde

Aynı soruya haftada onlarca kez cevap veren bilgi işlem, insan kaynakları, muhasebe ve müşteri destek ekipleri ile yeni başlayanı aylarca elinden tutmak zorunda kalan bölüm yöneticileri.

20 iş · 16 tanesinde en az üç farklı adım türü

Bu ailede neler kurulabilir

  1. 01Site içeriğini şirket hafızasına çevirmeSitede yıllar içinde biriken yüzlerce yazı var; bir müşteri soru sorduğunda cevap bu yazılardan birinin içinde ama hangisinde olduğunu kimse bilmiyor. Pazarlama ekibi eski yazıyı site içi aramada arıyor, bulamayınca aynı konuyu ikinci kez yazıyor.ElleDil modeli45 adım
  2. 02Ürün kataloğundan benzerlik önerisiKatalogda yüzlerce kayıt var; müşteri "buna benzer ama daha hafif bir şey" dediğinde satış temsilcisi kelime araması yapıyor. Kelime birebir tutmazsa uygun ürün hiç görünmüyor, müşteriye "elimizde yok" deniyor.ElleDil modeli24 adım
  3. 03Mali belgeleri soru sorulabilir yapmaMuhasebe klasörüne her ay onlarca ekstre, fatura ve rapor düşüyor. "Geçen yıl şu kaleme ne kadar ödedik" sorusunun cevabı için biri klasörleri tek tek açıp dosya içinde arıyor; iş bir soruda yarım saate çıkıyor.Dosya değişinceDil modeli23 adım
  4. 04Sürekli değişen bilgide güncel cevapFiyat listesi, stok durumu ve prosedür metni haftada birkaç kez değişiyor. Bir kez hazırlanan soru-cevap havuzu bir ay sonra yanlış cevap vermeye başlıyor ve kimse hangi cevabın eskidiğini fark etmiyor.SohbetDil modeli19 adım
  5. 05Şirket belgelerinden sesli cevapSahadaki veya yoldaki çalışan merkezi arayıp "bu ürünün garanti süresi kaç ay" diye soruyor; ofisteki kişi klasöre bakıp geri dönüyor. İki taraf da bekliyor, aynı soru gün içinde birkaç kez tekrarlanıyor.ElleDil modeli18 adım
  6. 06Mesajlaşma hattında belgeye dayalı cevapMüşteriler sorularını mesajlaşma uygulamasından soruyor. Cevap şirketin fiyat listesinde veya kullanım kılavuzunda yazıyor ama mesajı okuyan kişi belgeyi ezbere bilmediği için ya bekletiyor ya da kendi yorumunu yazıyor.ElleDil modeli18 adım
  7. 07Şirket hafızasını güncel tutmaBilgi tabanına belge eklendikçe aynı belgenin eski ve yeni sürümü yan yana duruyor. Asistan hangisine denk gelirse onu cevaplıyor; yürürlükten kalkmış bir prosedür hâlâ geçerliymiş gibi geri geliyor.SohbetDil modeli16 adım
  8. 08Uzun finansal raporlardan soru cevaplamaYüz sayfalık bilanço veya faaliyet raporundan tek bir kalemi çıkarmak için biri belgeyi baştan sona tarıyor. Birden fazla dönemi karşılaştırmak gerekiyorsa iş yarım güne çıkıyor ve rakam elle tabloya geçirilirken hata payı doğuyor.ElleDil modeli15 adım
  9. 09Ortak sürücüye düşen belgeyi hafızaya almaOrtak sürücüde binlerce dosya birikiyor. Yeni bir prosedür veya sözleşme yüklendiğinde kimsenin haberi olmuyor; bilgiyi ancak dosya adını hatırlayan kişi bulabiliyor, o kişi ayrılınca bilgi de kayboluyor.Dosya yükleninceDil modeli15 adım
  10. 10Panel içinden çağrılan soru cevapŞirketin kendi paneli veya sitesi var ama kullanıcı orada bir soru sorduğunda karşılığı yok; bilgi ayrı bir belge havuzunda duruyor ve panele bağlı değil. Kullanıcı mecburen telefona sarılıyor.Dış istekDil modeli14 adım
  11. 11Teknik belgeye soru sorup cevap almakBir sistemin arayüz belgesi yüzlerce sayfadır ve içinde arama yapmak bilgi gerektirir. Geliştirici ya da entegrasyonu yapan kişi doğru bölümü bulmak için belgeyi baştan tarar, çoğu zaman yanlış yerde arar ve iş uzar.ElleDil modeli14 adım
  12. 12Görsel arşivini aranabilir yapmaÜrün fotoğrafı, saha görseli ve tasarım arşivi klasörlerde duruyor. "Mavi zeminde ambalajlı olan görsel hangisiydi" sorusunun cevabı yok; arama yalnızca dosya adına baktığı için insanlar klasörleri gözle tarıyor.ElleDil modeli13 adım
  13. 13Cevabın kaynağını belge üzerinde göstermeAsistan cevap veriyor ama "bunu nereden aldın" sorusuna karşılığı yok. Çalışan cevaba güvenemediği için yine belgeyi açıp kontrol ediyor; kazanılan zaman geri gidiyor ve sistem kısa sürede terk ediliyor.SohbetDil modeli12 adım
  14. 14İç mesajlaşma kanalında bilgi masasıÇalışanlar "yazıcıya nasıl bağlanırım", "izin formu nerede" gibi soruları ortak kanala yazıyor. Bilgi işlem aynı soruya günde birkaç kez cevap yazıyor, cevap kanalın akışında kayboluyor ve ertesi gün soru yeniden geliyor.Dış istekDil modeli11 adım
  15. 15Ortak not defterini okuyan asistanEkip bilgisi ortak not defterinde sayfa sayfa dağınık duruyor. Bir bilginin hangi sayfada yazdığı bilinmediği için insanlar birbirine soruyor, aynı konu farklı sayfalara ikinci kez yazılıyor ve iki sayfa birbiriyle çelişiyor.SohbetDil modeli8 adım
  16. 16Uzun belgeleri parçalayıp hafızaya aktarmaUzun prosedürler ve el kitapları olduğu gibi sisteme atıldığında asistan doğru paragrafı bulamıyor, alakasız bölümü getiriyor. Bilgi tabanı kurulu görünüyor ama sorulara verdiği cevap işe yaramadığı için kullanılmıyor.BelirsizDil modeli8 adım
  17. 17Ekip notlarını toplu aranabilir yapmaYıllardır biriken toplantı notu, karar kaydı ve süreç sayfası ortak not aracında duruyor. Kelime araması birebir eşleşme istediği için "geçen sene şu müşteride ne karara varmıştık" sorusu cevapsız kalıyor.BelirsizDil modeli8 adım
  18. 18Kendi sunucusunda çalışan asistanBilgi tabanına şirketin sözleşmeleri, personel bilgileri ve fiyat politikası giriyor. Yönetim bu içeriğin dışarıdaki bir servise gitmesini istemediği için proje hiç başlamıyor, herkes elle aramaya devam ediyor.BelirsizDil modeli6 adım
  19. 19Tek merkezden bilgi getirmeHer yeni asistan kendi bilgi kaynağını ayrı kuruyor; aynı belge üç ayrı yerde tutuluyor. Biri güncellendiğinde diğer ikisi eski kalıyor ve hangi asistanın doğruyu söylediği belli olmuyor.ElleDil modeli5 adım
  20. 20Kurum içi doküman sistemini bağlamaŞirketin süreçleri ve prosedürleri kurum içi doküman sisteminde yaşıyor ve orada güncelleniyor. Asistan bu sistemi göremediği için ya cevap veremiyor ya da belgeler ikinci bir yere kopyalanıp iki kopya zamanla birbirinden ayrılıyor.Alt akış3 adım

Nasıl çalışıyor

Bu ailedeki işlerin adım dizisi

45 adım

  1. Elle başlatılır
  2. Siteye yazı olarak yayımlanır
  3. Yollar birleştirilir
  4. Alanlar düzenlenir
  5. Kayıtlar süzülür
  6. Biçimlendirme dönüştürülür
  7. 3 adım türü daha

24 adım

  1. Elle başlatılır
  2. Dış sisteme bağlanılır
  3. Sayfadan alan seçilir
  4. Özel kural çalıştırılır
  5. Alanlar düzenlenir
  6. Yollar birleştirilir
  7. 1 adım türü daha

Dosya değişince tetikli

Mali belgeleri soru sorulabilir yapma

23 adım

  1. Klasöre dosya bırakılır
  2. Alanlar düzenlenir
  3. Birden fazla yola ayrılır
  4. Dış sisteme bağlanılır
  5. Dosya okunur veya yazılır
  6. Koşula göre ayrılır
  7. 1 adım türü daha

Bu ailede

Sizdeki hâli biraz farklı olacak.

Buradaki 20 iş birer başlangıç noktası. Sizin sisteminize, belge biçiminize ve onay zincirinize göre yeniden kurulur; adımların bir kısmı aynı kalır, bir kısmı değişir.