Şirket hafızasını güncel tutma

Otomatikleşince ne değişir

Aynı belgenin yeni sürümü eskisinin üzerine yazılır, kopya kayıt oluşmaz; hafıza büyüdükçe kirlenmez ve verilen cevabın hangi sürüme dayandığı belirsiz kalmaz.

Çalışırken

Sohbet tetikli · 16 adım · 3 farklı adım türü

Yukarıdaki liste, akışın 16 adımı boyunca geçtiği 3 farklı adım türünü sırasıyla gösterir; aynı tür birden çok kez tekrarlanabildiği için liste toplam adım sayısından kısadır. Ok tuşlarıyla gezebilir, boşluk tuşuyla durdurabilirsiniz.

Belge güncellemesi bugün nasıl yönetiliyor?

Bilgi tabanına belge eklendikçe aynı belgenin eski ve yeni sürümü yan yana duruyor. Asistan hangisine denk gelirse onu cevaplıyor; yürürlükten kalkmış bir prosedür hâlâ geçerliymiş gibi geri geliyor.

Eski sürüm geri gelince ne oluyor?

Çalışan artık geçerli olmayan bir kurala göre hareket ediyor. Bu hata genelde bir denetimde ya da şikâyette fark ediliyor. O ana kadar yanlış bilgiyle iş yürütülmüş oluyor.

Sistem kurulunca ne değişir?

Aynı belgenin yeni sürümü eskisinin üzerine yazılıyor, kopya kayıt oluşmuyor; hafıza büyüdükçe kirlenmiyor ve verilen cevabın hangi sürüme dayandığı belirsiz kalmıyor. Eski prosedür geri gelmiyor. Hafıza her zaman güncel kalıyor.

Sık sorulanlar

Bu iş hakkında sorulanlar

Hangi belgenin hangisinin yerine geçtiği nasıl anlaşılıyor?: Dosya adı ya da belge içindeki sürüm bilgisi gibi işaretlerden anlaşılıyor. Bu eşleştirme kuralı kurulum sırasında birlikte tanımlanıyor. Belirsiz durumlarda eski ve yeni sürüm insana gösterilip karar istenebiliyor.
Eski sürüm tamamen siliniyor mu?: Hayır, eski sürüm arşivde kalabiliyor ama cevaplarda kullanılmıyor. İstenirse geçmiş sürümlere ayrıca bakılabiliyor. Bu, tarihsel kaydı korurken güncel cevabı garanti ediyor ve karışıklığı baştan önlüyor.
Güncelleme ne kadar hızlı yansıyor?: Yeni belge yüklendiği anda hafızaya işleniyor, ayrı bir bekleme süresi yok. Bir sonraki soru güncel bilgiye göre yanıtlanıyor. Bu, elle güncelleme yapmaktan çok daha hızlı ve gözle görülür ölçüde daha az hataya açık.
Birden fazla kişi aynı anda belge yüklerse ne olur?: Her yükleme kendi sırasında işleniyor, karışıklık oluşmuyor. Aynı belgenin iki farklı sürümü aynı anda yüklenirse en son yüklenen geçerli sayılıyor. Bu kural kurulumda tanımlanabiliyor ve ihtiyaca göre değiştirilebiliyor.
Ne kadar sürede kurulur?: Standart bir belge yönetim akışıyla kurulum birkaç günle ölçülüyor. Karmaşık sürüm kuralları süreyi uzatıyor. Kesin süre, mevcut belge düzeni incelendikten sonra yazılı olarak veriliyor; ön inceleme ücretsiz yapılıyor.

Şeffaflık

Bu, sizin için kurulmuş bir iş değil — kurulabilecek bir iş.

Yukarıdaki adımlar çalışan bir iş akışı tanımından çıkarıldı. Sizin şirketinizde kurulduğunda adımların bir kısmı aynı kalır, bir kısmı sizin sisteminize göre değişir: hangi tabloya yazılacağı, kimin onaylayacağı, hangi belge biçimini okuyacağı. Görüşmede bunu birlikte çıkarıyoruz.

Aynı ailede

Şirket hafızası ve bilgi tabanı ailesindeki diğer işler

Elle tetikli

Site içeriğini şirket hafızasına çevirme

45 adım

Elle başlatılır
Siteye yazı olarak yayımlanır
Yollar birleştirilir
Alanlar düzenlenir
Kayıtlar süzülür
Biçimlendirme dönüştürülür
3 adım türü daha

Elle tetikli

Ürün kataloğundan benzerlik önerisi

24 adım

Elle başlatılır
Dış sisteme bağlanılır
Sayfadan alan seçilir
Özel kural çalıştırılır
Alanlar düzenlenir
Yollar birleştirilir
1 adım türü daha

Şirket hafızası ve bilgi tabanı ailesinin tamamı