Otomasyon haritası

İlan yayımlanır ve asıl iş o gün başlar: gelen özgeçmişler tek tek açılır, okunur, bir tabloya girilir, uygunlar kısa listeye alınır, geri kalanına dönüş yazılır. Bu ailedeki işler başvurunun geldiği andan kısa listeye kadar olan bölümü, bir de işe alım sonrasında çalışanın insan kaynaklarına sorduğu tekrar eden soruları kapsar. Hepsinin ortak yanı aynı: tek tek bakıldığında basit, üst üste bindiğinde tıkanan işler.

Kimin işiİnsan kaynakları sorumlusu, kendi ekibine adam alan bölüm yöneticisi ve ayrı bir insan kaynakları birimi olmayan şirketlerde bu işi ek görev olarak yürüten ofis yöneticisi.

Bir şirkette görüşme ayarlamak ve görüşmeden çıkan işi takip etmek kimsenin asıl işi değildir, ama herkesin gününden yer alır: müsaitlik sorulur, takvim açılır, davet gönderilir, toplantı biter ve konuşulanlar kimsenin defterinde kalmaz. Bu aile zincirin iki ucunu da otomatikleştirir — gelen talebin takvime dönüşmesini ve toplantının yazılı çıktı üretmesini. Randevu talebine dönüş yapmaktan gün sonu özetine kadar hiçbir adım "birinin hatırlamasına" bırakılmaz.

Kimin işiYönetici asistanları, müşteri görüşmesi yapan satış ekipleri ve randevuyla çalışan klinik, ajans, danışmanlık gibi işletmelerin ön büro sorumluları.

Cevap zaten bir yerde yazılı: sözleşmelerde, prosedür dosyalarında, toplantı notlarında, ortak sürücüdeki klasörlerde. Sorun bilginin olmaması değil, soru sorulduğu anda bulunamamasıdır — cevabı bilen kişi izinde olduğunda iş durur, yeni başlayan aynı şeyi üç kez sorar. Bu aile, dağınık belgeleri sorulabilir tek bir şirket hafızasına dönüştürür: soru düz Türkçe sorulur, cevap şirketin kendi belgesinden gelir.

Kimin işiAynı soruya haftada onlarca kez cevap veren bilgi işlem, insan kaynakları, muhasebe ve müşteri destek ekipleri ile yeni başlayanı aylarca elinden tutmak zorunda kalan bölüm yöneticileri.

Dışarıya çıkan her metin ve görsel bir kişinin masasından geçiyor — site yazısı, sosyal medya gönderisi, ürün açıklaması, kapak görseli, video. Konuyu bulmak, yazmak, görselini üretmek, doğru yere yerleştirmek ve yayınlamak arasında geçen süre işin kendisinden uzun. Bu ailedeki işler o zinciri baştan sona kurar: konu havuzundan yayına, aradaki onay durağıyla birlikte.

Kimin işiİçerik takvimini tutan pazarlama veya iletişim sorumlusu; küçük ve orta ölçekli şirketlerde bu yük çoğu zaman kurucunun ya da tek kişilik pazarlama ekibinin üstündedir.

Şirkete giren ve şirketten çıkan her fotoğraf, ses kaydı ve videonun bugün beklediği bir insan var: kaydı dinleyip yazıya döken, fotoğrafın arka planını silen, videoyu baştan sona izleyip ne anlattığını çıkaran biri. Bu aile o beklemeyi kaldırır — görsel yüklendiği anda incelenir, ses kaydı yazıya döner, yazı sese çevrilir, video bağlantısı okunabilir özete iner. Üretim tarafı da aynı yerden çalışır: görseli veya seslendirmeyi isteyen kişi sonucu doğrudan alır, kimsenin sırasına girmez.

Kimin işiPazarlama ve içerik ekipleri, gün içinde yüzlerce fotoğraf ya da ses kaydı eline geçen saha, operasyon ve müşteri hizmetleri sorumluları.

Bu başlık altındakiler tek bir departmanın işi değil; şirketin her yerinde biraz karşılaşılan ara işlerdir. Bir dosyanın doğru klasöre gitmesi, dışarıdan düşen ham bir bildirimin anlaşılır hale gelmesi, üretilen bir cevabın doğruluğunun denetlenmesi gibi. Kimsenin görev tanımında yazmadığı için elde kalır, en son yapılır ve genelde hiç yapılmaz.

Kimin işiGörev tanımında yazmayan ara işleri fiilen üstlenen kişi — çoğu zaman ofis yöneticisi, bilgi işlemden sorumlu tek kişi ya da patronun kendisi.