Elle tetikli
Teknik dokümandan alan listesi çıkarma
82 adım
- Elle başlatılır
- Tabloya yazılır veya okunur
- Koşula göre ayrılır
- Kayıtlar gruplar hâlinde işlenir
- Alanlar düzenlenir
- Başka bir akış çalıştırılır
- 1 adım türü daha
Aile 06
Belge okuma ve veri çıkarma
40iş bu ailede
37 tanesi dil modeli kullanıyor
Bilgi düz veri olarak gelmez, belge olarak gelir: PDF fatura, taranmış dekont, sözleşme eki, özgeçmiş, anket formu, telefonla çekilmiş irsaliye fotoğrafı. Bu belgelerdeki bilgi bir tabloya, bir muhasebe kaydına ya da bir rapora geçene kadar hiçbir işe yaramaz ve bu geçişi bugün bir insan, belgeyi gözüyle okuyup klavyeyle yazarak yapar. Bu alandaki kurulumlar tam olarak o geçişi ortadan kaldırır: belge gelir, içindeki alanlar okunur, doğru yere yazılır.
Bu iş bugün kimde
Bugün bu işi muhasebe, satın alma, insan kaynakları ve operasyon masalarında belge açıp içinden alan kopyalayan kişiler yapar.
40 iş · 37 tanesinde en az üç farklı adım türü
Bu ailede neler kurulabilir
- 01Teknik dokümandan alan listesi çıkarmaBir tedarikçinin ya da bankanın sistemine bağlanmadan önce birisi teknik dokümanı sayfa sayfa okuyup hangi bilginin hangi isimle geçtiğini elle bir tabloya yazar. Alan sayısı arttıkça bu iş günlere yayılır ve atlanan tek bir alan, entegrasyonun ortasında hata olarak geri döner.
- 02Herhangi bir siteden istenen bilgiyi çekmeBir fiyat, bir stok durumu ya da bir iletişim bilgisi gerektiğinde çalışan siteyi açar, arar, bulduğunu kopyalayıp tabloya yapıştırır. Sitenin tasarımı her değiştiğinde bu iş baştan öğrenilir ve tek seferlik bir bilgi toplama saatlere yayılır.
- 03Belgeden çıkarılacak alanları tablodan yönetmeFaturadan tutar, sözleşmeden tarih, formdan ad çıkarmak isteyen her departman için ayrı bir düzen kurulur ve yeni bir alan gerektiğinde iş yazılımcıya gider. Bekleme uzadığı için çoğu şirket belgeyi okutmaktan vazgeçip elle girmeye devam eder.
- 04Uzun belgeyi eğitim notuna dönüştürmeYönetmelik, kılavuz ya da teknik şartname gibi uzun belgeler ekibe verilir ama kimse baştan sona okumaz; birisi oturup özet çıkarana kadar belge rafta bekler. Özeti çıkaran kişi de kendi anladığı kadarını yazar, atladığı bölüm görünmez kalır.
- 05Görseldeki logolardan firma listesi çıkarmaBir fuar sunumunda, tedarikçi katalogunda ya da rakip sitesindeki referans bölümünde logolar yan yana durur; bu firmaların adını öğrenmek için birisi logolara tek tek bakıp tanıdıklarını yazar. Tanımadığı logoyu ya atlar ya da görsel aramaya girip uzun süre uğraşır.
- 06Vergi mevzuatını soru sorulabilir hale getirmeBir vergi ya da mevzuat sorusu geldiğinde muhasebeci resmi metni açıp ilgili maddeyi arar; metin çok uzun olduğu için arama kelimesiyle bulunamayan madde atlanır. Yanlış maddeye bakmanın bedeli sonradan ceza olarak geri döner.
- 07Belge alanlarını kendi tablonuza çıkarmaBelgeden veri çıkarma işi çoğu zaman dışarıdaki bir hizmete belge yüklemeyi gerektirir; sözleşme, bordro veya hasta formu söz konusu olduğunda bu tek başına engeldir ve iş elle girişe döner. Elle giriş de belge sayısı arttıkça bir kişinin tam zamanlı işine dönüşür.
- 08Anket yorumlarını başlıklara ayırmaAnketin çoktan seçmeli kısmı kolay sayılır ama "eklemek istediğiniz bir şey var mı" kutusundaki serbest cevapları kimse baştan sona okumaz. Okunmadığı için anketin en değerli kısmı raporda tek cümleyle geçiştirilir.
- 09İlan ve yazışmalarda ayrımcı dil taramasıİş ilanı, terfi yazısı veya iç duyuru metinlerindeki yaş, cinsiyet ya da medeni durum ifadeleri çoğu zaman kötü niyetle değil alışkanlıkla yazılır ve yayına çıkana kadar kimse fark etmez. Fark edildiğinde metin çoktan dışarıdadır ve düzeltmek itibar meselesine dönüşür.
- 10Katalogdan tarife göre öneri yapmaMüşteri "şuna benzer ama daha uygun bir şey" dediğinde satış temsilcisi kataloğu kendi ezberinden tarar; ezberin dışındaki ürün hiç önerilmez. Yeni gelen çalışan da aynı soruya aylarca doğru cevap veremez.
- 11Dosya arşivine soru sormaŞirketin dosya deposunda biriken sözleşmeler, teklifler ve raporlar arasında bir bilgiyi bulmak dosya adına ve klasör hafızasına bağlıdır. Aranan cümle bir belgenin ortasındaysa arama kutusu onu bulmaz; bulan tek şey o belgeyi hazırlayan kişinin hatırasıdır.
- 12Video yorumlarından çıkarım yapmaBir tanıtım videosunun altındaki yorumlar en çok neyin sorulduğunu ve neyin yanlış anlaşıldığını doğrudan söyler; ama bu yorumları baştan sona okuyan olmadığı için bilgi orada kalır. Pazarlama kararları yorum yerine tahmine dayanır.
- 13E-postayla gelen harcama fişlerini tabloya işlemeKartla yapılan her harcamanın makbuzu e-postaya düşer ve ay sonunda birisi bu e-postaları tek tek açıp tutarı, tarihi ve satıcıyı gider tablosuna yazar. İş ertelendikçe birikir, birikince de eksik yazılan tutar aylar sonra mutabakatta ortaya çıkar.
- 14Mağazada ürün öneren satış asistanıİnternet mağazasına giren müşteri aradığı ürünün adını bilmiyorsa filtrelerle boğuşur ve çoğu zaman hiçbir şey almadan çıkar. Aynı soruyu telefonda soran müşteriye ise satış personeli tek tek vakit ayırır.
- 15Veri tabanına gündelik dille soru sorma"Geçen ay hangi müşteri kaç adet aldı" gibi bir soru için birisi rapor talebi açar, sıra bekler ve cevap günler sonra gelir. O sırada karar zaten cevapsız verilmiştir.
- 16WhatsApp'tan belgeye dayalı cevap vermeMüşteri WhatsApp'tan fiyat, teslim süresi ya da garanti koşulu sorar; cevap şirketin kendi belgelerinde yazılıdır ama o belgeyi bilen kişi mesai dışındadır. Soru sabaha kalır, müşteri çoğu zaman beklemez.
- 17Kendi dilinizle blog yazısı hazırlamaŞirket blogu için yazılan metinler ya ajans diline ya da yapay zekanın standart diline kayar ve kurum kendi sesini kaybeder. Bu yüzden yazılar ya düzeltmede bekler ya da hiç yayımlanmaz.
- 18WhatsApp'ta sık sorulanları karşılamaGelen WhatsApp mesajlarının büyük kısmı çalışma saati, adres ve fiyat aralığı gibi her gün tekrarlanan sorulardır ve hepsine aynı kişi tek tek yazarak cevap verir. Tekrarlar arasında gerçekten önemli olan mesaj gözden kaçar.
- 19PDF'e kaynak göstererek cevap verdirmeBir belgeye dayanarak verilen cevabın doğru olup olmadığı, cevabın hangi bölümden geldiği bilinmedikçe kontrol edilemez; kontrol edilemeyen cevap da imza atılacak bir işte kullanılamaz. Bu yüzden çalışan yine belgeyi açıp kendi gözüyle doğrular.
- 20Sektör haberlerini günlük derlemeSektörü, rakipleri ve mevzuatı takip etmek için birisi her sabah aynı siteleri tek tek açıp gözle tarar; yoğun bir günde bu iş atlanır ve önemli haber gecikmeli duyulur. Takip kişiye bağlı olduğu için o kişi izne çıkınca tamamen durur.
- 21Belge gönderip üstüne soru sormaSahadaki ya da yoldaki çalışanın elinde bilgisayar yoktur; şartname, kılavuz veya fiyat listesindeki bir maddeyi öğrenmek için ofisi arar ve birinin belgeyi açmasını bekler. Bu bekleme çoğu zaman müşterinin karşısında yaşanır.
- 22Değerlendirme yorumlarını toplayıp memnuniyet ölçmeŞirket hakkında yazılan yorumlar birkaç farklı sitede birikir; birisi ara sıra girip okur, kötü yorum görürse ekibe iletir. Yorum sayısı arttıkça bu takip bırakılır ve tekrarlayan bir şikâyet aylarca fark edilmez.
- 23PDF dosyalarını toplu düzenlemeTeklif dosyası, sözleşme eki ve teknik çizim gibi ayrı ayrı gelen PDF'ler tek dosyada birleştirilir, sıralanır, bazen sayfa çıkarılır; bu iş her teklifte elle ve tek tek yapılır. Her teklifte tekrarlandığı için yük, teklif sayısıyla birlikte doğrudan büyür.
- 24Sorgu sonucunu grafiğe çevirmeVeriden çıkan sonuç tablo olarak gelir; toplantıda konuşulabilir hale gelmesi için birisi tabloyu kopyalayıp elle grafik hazırlar. Grafik her veri güncellemesinde baştan çizilir.
- 25Tek belge üzerinde soru cevapUzun bir şartnameyi ya da sözleşmeyi imzalamadan önce cezai şart var mı, teslim süresi ne kadar diye bakmak gerekir; bu bakış her seferinde belgeyi baştan taramakla yapılır. Aceleye gelen okuma da tam bu maddeleri atlar.
- 26Yapay zeka talimatlarını tek yerden yönetmeBir şirkette yapay zekaya verilen talimat metinleri her işin içine ayrı ayrı gömülür; tek bir cümleyi değiştirmek gerektiğinde metin birçok yerde aranır ve biri mutlaka eski haliyle kalır. Sonuç, aynı soruya farklı yerlerde farklı cevap verilmesidir.
- 27Belgeyi anlamını bozmadan bölüp arşivlemeUzun belgeler aranabilir hale getirilirken sabit uzunlukta parçalara bölünür; bu bölme bir maddeyi ortadan ikiye ayırdığında arama o maddeyi ya hiç bulamaz ya da yarısını getirir. Sistem çalışıyor görünür ama cevaplar sürekli eksik kalır.
- 28Taranmış belgeyi tabloya dönüştürmeTarayıcıdan geçmiş bir fatura ya da telefonla çekilmiş bir irsaliye fotoğrafı bilgisayarda sadece bir resimdir; içindeki tutarı tabloya geçirmek için birisi ekrana bakıp klavyeden yazar. Rakam çoğaldıkça yazım hatası kaçınılmaz olur ve hata en geç mutabakatta ortaya çıkar.
- 29Banka ekstresini işlenebilir tabloya çevirmeBankadan gelen ekstre çoğu zaman sayfa görüntüsü halindedir; mutabakat için birisi her satırı tarih, açıklama ve tutar olarak elle yazar. Hareket sayısı yüksek bir şirkette bu iş her ay baştan tekrarlanır.
- 30Gelen ödemeleri beklenen listeyle eşleştirmeHesaba düşen ödemelerin hangi kiracıya, aboneye veya faturaya ait olduğu açıklama alanından tahmin edilerek elle işaretlenir; isim yanlış yazılmışsa ya da tutar bölünmüşse eşleşme bulunamaz ve kayıt askıda kalır. Askıdaki kayıtlar birikince kimin borcu olduğu belirsizleşir.
- 31Yüklenen PDF'i kayda dönüştürmeKlasöre atılan her yeni PDF'in ilgili sisteme girilmesi için birisinin dosyayı açması, okuması ve alanları doldurması beklenir. Bu bekleme çoğu şirkette klasörün "sonra bakarım" yığınına dönüşmesiyle sonuçlanır.
- 32Paylaşmadan önce kişisel verileri temizlemeBir listeyi ajansa, danışmana ya da yazılımcıya göndermek gerektiğinde ad, telefon ve kimlik bilgisi sütunlarını birisi elle silmelidir; acele edildiğinde bir sütun ya da açıklama alanının içine yazılmış bir isim gözden kaçar. Gönderilen dosya geri alınamaz ve kişisel veri sorumluluğu şirkette kalır.
- 33Harcamayı yazarak deftere işlemeKüçük harcamalar anında kaydedilmediği için "akşam yazarım" denip unutulur, ay sonunda fiş yığınından geriye dönük hatırlanmaya çalışılır. Hatırlanamayan harcama ya hiç kaydedilmez ya da yanlış kalemle kaydedilir.
- 34Kişisel veriyi şirket dışına çıkarmadan ayrıştırmaSerbest yazılmış bir metinden ad, adres ve iletişim bilgisi çıkarmak gerektiğinde bu metin genellikle dışarıdaki bir hizmete gönderilir; sağlık, hukuk ve insan kaynakları belgelerinde bu tek başına engeldir. Engel yüzünden iş elle yapılır ve yavaşlar.
- 35Yapay zeka cevabını sabit alanlara oturtmaYapay zekadan gelen cevap serbest metin olduğunda bir sisteme doğrudan yazılamaz; birisi metni okuyup hangi bilginin hangi alana gireceğini elle ayırır. Metnin biçimi her seferinde biraz farklı geldiği için bu ayırma da her seferinde tekrar edilir.
- 36Dış içeriği çevirip ekip kanalına göndermeYabancı kaynaktan gelen günlük bülten, duyuru ya da içerik ekip kanalına elle yapıştırılır ve çevirisi olmadığı için çoğu kişi atlar. Bu işi üstlenen kişi bir gün unutunca akış tamamen durur.
- 37Video özetini ekibe iletmeSektörle ilgili uzun bir video paylaşıldığında ekipte onu izleyen bir kişi olur, diğerleri "sonra izlerim" der ve izlemez. İçerikteki bilgi tek kişide kalır, toplantıda kimse ona dayanarak konuşamaz.
- 38Liste halindeki kayıtları internetten tamamlamaElinde sadece firma adı olan bir listeyi telefon, adres ve yetkiliyle tamamlamak için birisi her satır için ayrı arama yapar ve bulduğunu tabloya yazar. Liste uzadıkça iş günlere yayılır ve yarısında dikkat dağılır.
- 39Site sayfalarından belirli alanları toplamaBir sayfadaki fiyat, açıklama ya da teknik özellik bilgisi gerektiğinde çalışan sayfayı açıp gözle bulur ve kopyalar; bu iş az sayıda sayfada mümkün, sayfa sayısı büyüdüğünde değildir. Bu yüzden veri toplama ya küçük bir örneklemle yapılır ya da hiç yapılmaz.
- 40PDF'i ara işlem olmadan doğrudan okutmaBelgeden bilgi çıkarmak için önce metne, sonra düz yazıya, sonra tabloya çevirmek gerekir; her ara adım hem zaman alır hem de tablo yapısını ve sayfa düzenini bozar. Bozulan düzen yüzünden çıkan veri yeniden elle düzeltilir ve kazanılan zaman kaybolur.
Nasıl çalışıyor
Bu ailedeki işlerin adım dizisi
Dış istek tetikli
Herhangi bir siteden istenen bilgiyi çekme
56 adım
- Dış sistemden istek gelir
- Alanlar düzenlenir
- Koşula göre ayrılır
- Dış sisteme bağlanılır
- Sayfadan alan seçilir
- Metinden alanlar çıkarılır
- 5 adım türü daha
Dış istek tetikli
Belgeden çıkarılacak alanları tablodan yönetme
36 adım
- Dış sistemden istek gelir
- Kayıt tablosuna işlenir
- Özel kural çalıştırılır
- Dış sisteme bağlanılır
- Birden fazla yola ayrılır
- Ara durak
- 5 adım türü daha
Bu ailede
Sizdeki hâli biraz farklı olacak.
Buradaki 40 iş birer başlangıç noktası. Sizin sisteminize, belge biçiminize ve onay zincirinize göre yeniden kurulur; adımların bir kısmı aynı kalır, bir kısmı değişir.