Elle tetikli
Anormallik yakalamak için normal setini kurma
26 adım
- Elle başlatılır
- Alanlar düzenlenir
- Dış sisteme bağlanılır
- Liste tek tek işlenir
- Yollar birleştirilir
- Özel kural çalıştırılır
Aile 13
Diğer
30iş bu ailede
19 tanesi dil modeli kullanıyor
Bu başlık altındakiler tek bir departmanın işi değil; şirketin her yerinde biraz karşılaşılan ara işlerdir. Bir dosyanın doğru klasöre gitmesi, dışarıdan düşen ham bir bildirimin anlaşılır hale gelmesi, üretilen bir cevabın doğruluğunun denetlenmesi gibi. Kimsenin görev tanımında yazmadığı için elde kalır, en son yapılır ve genelde hiç yapılmaz.
Bu iş bugün kimde
Görev tanımında yazmayan ara işleri fiilen üstlenen kişi — çoğu zaman ofis yöneticisi, bilgi işlemden sorumlu tek kişi ya da patronun kendisi.
30 iş · 27 tanesinde en az üç farklı adım türü
Bu ailede neler kurulabilir
- 01Anormallik yakalamak için normal setini kurmaBir kaydın tuhaf olduğunu anlamak için önce neyin normal olduğunu tanımlamak gerekir; bugün bu tanım deneyimli bir çalışanın kafasında durur. O kişi izne çıktığında kontrol de durur.
- 02Telefon mesajıyla dış servisi çalıştırmaSahadaki kişinin bir hesaplama ya da sorgu için ofisi araması, ofisteki kişinin bilgisayar başına geçip sonucu geri iletmesi gerekir. İki kişinin de o an müsait olması şarttır.
- 03Arama sonuçlarını soruya göre yeniden sıralamaBir konuyu araştırırken arama motorunun ilk sayfası çoğu zaman işe yaramaz; kişi on beş bağlantıyı tek tek açıp hangisinin gerçekten sorusuna değdiğine kendi karar verir. Bu iş her araştırmada baştan tekrarlanır.
- 04Arapça günlük içerik üretip yayınlamaArapça konuşan bir kitleye düzenli içerik vermek için ya dışarıdan çeviri alınır ya da paylaşım aksar. Her gün tekrarlanınca ikisi de sürdürülemez hale gelir.
- 05Yapay zeka cevabında uydurma yakalamaYapay zekanın ürettiği cevap akıcı ve ikna edici olur ama kaynak belgede hiç geçmeyen bir cümle içerebilir. Bunu ancak belgeyi bilen biri satır satır karşılaştırarak fark eder, o da her cevap için yapılmaz.
- 06Mesajla mekân müziğini yönetmeMekândaki müziği değiştirmek için kasadaki bilgisayara gidilir; yoğun saatte kimse yerinden kalkamaz ve aynı liste saatlerce döner.
- 07Geçmiş kayıtları aranabilir hale getirmeYıllara yayılmış kayıtlar tablolarda ve klasörlerde dağınık durur; bir soruya cevap ararken kişi filtre üstüne filtre kurup elle tarar. Benzer bir kayıt daha önce görülmüş olsa bile bulunamaz.
- 08İngilizce günlük içerik üretip yayınlamaYabancı kitleye yönelik hesap açılır ama düzenli beslenmez; içerik üretimi tek bir kişinin boş vaktine kalır ve ilk yoğun haftada durur.
- 09Klasöre bırakılan dosyayı kendiliğinden işlemeOrtak klasöre atılan dosyanın işlenmesi için birinin klasörü açıp yeni geleni görmesi gerekir. Kimse bakmadığında dosya günlerce orada bekler.
- 10Sektör gündemini tarayıp özet çıkarmaSektörün konuşulduğu forumları takip etmek için birinin her gün girip yüzlerce başlığı gözden geçirmesi gerekir. Bu iş kimsenin görevi olmadığı için genelde hiç yapılmaz.
- 11Gelen arıza kaydını doğru ekibe yönlendirmeAçılan her arıza kaydını bir yönetici okuyup hangi ekibin işi olduğuna karar verir. Yönetici toplantıdaysa kayıt sırada bekler, acil olan ile olmayan aynı hızda ilerler.
- 12Web sitesini düz metne dönüştürüp bağlantı çıkarmaBir siteyi devralırken ya da içeriğini taşırken sayfalar tek tek açılıp kopyalanır; hangi sayfanın nereye bağlandığı elle listelenir. Yüz sayfalık bir sitede bu iş günler alır.
- 13Dosyaları içeriğine göre klasörleyip ayırmaİndirilenler klasöründe fatura, sözleşme, görsel ve teklif iç içe durur. Ayıklama işi ya ayda bir birine yıkılır ya da hiç yapılmaz, aranan dosya da bulunamaz.
- 14Yeni kaydı geçmiş örneklere göre sınıflandırmaGelen bir talebin ya da parçanın hangi gruba girdiğine karar vermek için yazılı kural listesi tutulur. Her yeni durum listeye madde eklemeyi gerektirir ve liste bir yerden sonra kimsenin bilmediği hale gelir.
- 15Alışılmışın dışını işaretleyen ortak kontrolTuhaf bir kayıt genelde iş olup bittikten sonra fark edilir — fatura ödendikten, sevkiyat çıktıktan sonra. Kontrol her akışın içine ayrı ayrı yazıldığında biri güncellenir, diğerleri eski kuralla çalışmaya devam eder.
- 16Asistanın dış sistemden bilgi çekmesiKurulan asistan yalnızca kendisine önceden yazılanı bilir; güncel stok, sipariş durumu ya da fiyat sorulduğunda birinin sisteme bakıp cevabı iletmesi gerekir. Asistan böyle olunca da kimse kullanmaz.
- 17Dağınık e-tabloyu temizleyip düzene sokmaTedarikçiden ya da bayiden gelen liste her seferinde farklı sütun düzeninde gelir. Birisi oturup sütunları eşleştirir, boşlukları doldurur, birimleri düzeltir — ve bir sonraki listede aynı işi baştan yapar.
- 18Asistana şirkete özel kural tanımlamaHazır asistan şirketin iskonto, teslim süresi ya da fiyatlandırma kuralını bilmez. Bu kural her soruda yeniden anlatılır ve asistan yine de tutarsız cevap verir.
- 19Telefondan seçili metni işlemeYolda gelen bir mesajı düzeltmek, çevirmek ya da kısaltmak için metin kopyalanır, ayrı bir uygulama açılır, sonuç geri yapıştırılır. Üç adımlık bu iş yüzünden çoğu zaman hiç yapılmaz.
- 20Şirketin kendi örnekleriyle model eğitmeHazır model şirketin ürün adlarını, yazışma üslubunu ve sık verilen cevapları bilmez. Bunu telafi etmek için her isteğe uzun yönergeler eklenir, sonuç yine de her seferinde başka çıkar.
- 21Olumsuz geri bildirimi anında bildirmeMemnuniyetsiz müşteri formu doldurur, kayıt kutuya düşer ve ancak haftalık raporda görülür. O aralıkta müşteri sessizce başka yere yönelir.
- 22Geri bildirim yığınını duyguya göre etiketlemeAnketten ya da yorum kutusundan yüzlerce metin birikir; hepsini okuyup genel havanın ne olduğunu söyleyecek kimse yoktur. Birkaç örnek okunur ve ondan genelleme yapılır.
- 23Ekran görüntüsünü okuyup metne çevirmeMüşteri hata ekranının fotoğrafını gönderir; destek elemanı görüntüye bakıp yazanı elle kayda geçirir. Çoğu zaman geçirmez, görüntü sohbetin içinde kaybolur ve aranamaz.
- 24Kişi kaydını dış kaynaktan tamamlamaGörüşme öncesi karşı tarafı tanımak için birisi elle arama yapar, birkaç sayfa açar ve notlarını dağınık bir yere yazar. O not bir daha kimsenin eline geçmez.
- 25Grup kanalında hakaret içeren mesajı yakalamaMüşteri ya da bayi grubunda ağır bir mesaj yazıldığında birinin o an ekranda olması gerekir. Gece yazılan mesaj sabaha kadar orada durur ve herkes okur.
- 26İsteğe göre anında sayfa üretmeHer müşteri, teklif ya da kampanya için ayrı sayfa hazırlanması gerekir; talep tasarımcıya düşer ve sıraya girer. Sayfa hazır olduğunda fırsat çoğu zaman geçmiş olur.
- 27Not defterinden şirket tablosuna erişmeNota yazılan rakam yazıldığı günkü haliyle kalır. Güncel değeri görmek için tablo açılır, bakılır ve elle kopyalanır; çoğu zaman kopyalanmaz ve karar eski rakamla verilir.
- 28Gelen bildirimi ekip kanalına özetlemeSistemlerden düşen uyarılar ham haliyle ekip kanalına akar. Okunması zor olduğu için bir süre sonra kimse bakmaz ve gerçek uyarı da o yığının içinde kaybolur.
- 29Kaynaklı internet araştırması çağırmaBir soruya cevap için birisi tarayıcı açar, arar, birkaç sayfa okur ve sonucu kopyalayıp ilgili yere yapıştırır. Bilginin nereden geldiği bu sırada kaybolur, sonradan doğrulanamaz.
- 30Tarayıcı düğmesine şirket zekasını bağlamaÇalışan bir metni özetletmek ya da düzelttirmek için onu kopyalayıp dışarıdaki bir sohbet aracına yapıştırır. Şirketin fiyatı, müşteri adı ve sözleşme metni bu yolla farkında olunmadan dışarı çıkar.
Nasıl çalışıyor
Bu ailedeki işlerin adım dizisi
Telegram tetikli
Telefon mesajıyla dış servisi çalıştırma
20 adım
- Telegram mesajı gelir
- Birden fazla yola ayrılır
- Özel kural çalıştırılır
- Telegram üzerinden yanıtlanır
- Dış sisteme bağlanılır
Dış istek tetikli
Arama sonuçlarını soruya göre yeniden sıralama
16 adım
- Dış sistemden istek gelir
- Tarih hesaplanır
- Yapay zeka metni işler
- Dış sisteme bağlanılır
- Özel kural çalıştırılır
- Çağırana yanıt döner
Bu ailede
Sizdeki hâli biraz farklı olacak.
Buradaki 30 iş birer başlangıç noktası. Sizin sisteminize, belge biçiminize ve onay zincirinize göre yeniden kurulur; adımların bir kısmı aynı kalır, bir kısmı değişir.