E-posta gelince tetikli
Gelen e-postayı yanıtla ve kayda geç
40 adım
- Gelen e-posta yakalanır
- Alanlar düzenlenir
- Birden fazla yola ayrılır
- Koşula göre ayrılır
- Ara durak
- Özet değeri hesaplanır
- 6 adım türü daha
Aile 05
E-posta triyajı ve yanıt
34iş bu ailede
33 tanesi dil modeli kullanıyor
Sabahın ilk yarım saati gelen kutusunda geçer. Kuyrukta ne varsa yan yana bekler: teklif isteği, fatura, şikayet, aday başvurusu ve bilgilendirme aynı yığında yan yana bekler. Bu yığını kimin okuyacağı, kimin ayıracağı ve kimin yanıtlayacağı sorusu çoğu şirkette tek bir kişinin gününü doldurur; o kişi izinde olduğunda kuyruk olduğu yerde durur. Bu ailedeki işler posta kutusunu okuyan, konusuna göre ayıran, yanıt hazırlayan ve kaydını tutan adımları tek bir kişinin dikkatine bağlı olmaktan çıkarır.
Bu iş bugün kimde
Ortak posta kutusuna bakan yönetici asistanı, müşteri ilişkileri ve ön muhasebe çalışanları ile gelen kutusunu kendi başına yöneten şirket sahipleri.
34 iş · 32 tanesinde en az üç farklı adım türü
Bu ailede neler kurulabilir
- 01Gelen e-postayı yanıtla ve kayda geçGelen her e-postayı biri okuyup yanıt yazıyor, sonra aynı bilgiyi ayrı bir tabloya elle giriyor. İki iş de aynı kişide olduğu için yanıt süresi o kişinin masasında olmasına bağlı kalıyor.
- 02Şirket belgelerinden yanıt üreten asistanBir sorunun cevabı sözleşmede, teklif arşivinde veya eski bir yazışmada duruyor; bulmak için birkaç kişiye sormak ve klasör açmak gerekiyor. Bu arama her seferinde sıfırdan tekrarlanıyor.
- 03Gelen kutusunu konusuna göre ayırYüzlerce e-posta tek bir kutuda birikiyor; hangisinin teklif, hangisinin fatura, hangisinin şikayet olduğunu biri gözüyle ayırıp klasörlere taşıyor. Günün ilk saati bu ayıklamayla geçiyor.
- 04E-postayı iş kaydına dönüştürE-postayla gelen talepler ekibin çalışma listesine elle aktarılıyor; kopyala-yapıştır sırasında bir kısmı hiç aktarılmıyor ve iş yalnızca posta kutusunda kalıyor.
- 05Kayıtlı listeye düzenli bülten gönderimiKayıt olanların listesi bir yerde, gönderim takvimi başka yerde, içerik ayrı bir dosyada duruyor. Her gönderim öncesi listeyi süzmek ve kimin neyi aldığını takip etmek elle yapılıyor.
- 06Gelen e-postayı özetle ve yanıtlaUzun e-postaları okuyup asıl ne istendiğini çıkarmak ve uygun yanıtı yazmak günün önemli bir kısmını alıyor. Kısa ve sürekli tekrar eden sorular bile aynı emeği harcatıyor.
- 07Gelen kutusunu uçtan uca işletBir e-postanın okunması, sınıflandırılması, yanıtlanması ve arşive kaldırılması dört ayrı elle işlem. Sorumlu kişi izne çıktığında dördü birden duruyor.
- 08Kurumsal posta kutusu için asistanKurumsal kutuda biriken yazışmayı tarayıp hangisinin yanıt beklediğini, hangisinin sadece bilgilendirme olduğunu ayırmak yöneticinin kendi işi kalıyor. Üstüne önemli yazışmaların kaydı ayrıca tutuluyor.
- 09Şüpheli e-postayı incele ve kayda alSahte fatura veya parola isteyen iletiler doğrudan çalışanın kutusuna düşüyor; kimse emin olamadığı için ya tıklıyor ya bilgi işleme tek tek soruyor. İncelemenin kaydı hiç tutulmuyor.
- 10Site sohbet penceresini e-postaya bağlaSitedeki soru penceresi ile şirketin posta kutusu ayrı dünyalar olarak çalışıyor; ziyaretçi soru bırakıyor, kimse haberdar olmuyor ya da mesaj ilgili kişiye elle iletiliyor.
- 11E-postayla gelen faturayı tabloya işleEkteki fatura açılıp tutar, tarih, satıcı ve vergi numarası muhasebe tablosuna elle yazılıyor. Fatura sayısı arttıkça yazım hatası ve gecikme birlikte artıyor.
- 12Takip edilen yayınları günlük özetleSektörle ilgili sesli yayınları takip etmek saatler alıyor. Kimse dinlemeye vakit ayıramadığı için takip bir süre sonra tamamen bırakılıyor.
- 13Uygun hibe ve destek çağrılarını taraDestek ve hibe çağrıları farklı kurumların sayfalarında ayrı ayrı yayımlanıyor. Hepsini düzenli açıp okumak kimsenin asli işi olmadığı için başvuru süresi çoğu zaman kaçıyor.
- 14Belirli ekleri doğru klasöre kaydetE-postayla gelen belgeleri indirip doğru klasöre koymak elle yapılıyor; hangi ekin saklanmaya değer olduğuna da kişi karar veriyor. Belgeler çoğu zaman posta kutusunda kalıyor.
- 15Seçili kaynaklardan derleme e-postasıTakip edilmesi istenen kaynakları tek tek açıp not almak gerekiyor. Ekip içinde paylaşılacak derleme bu yüzden çoğunlukla hiç hazırlanmıyor.
- 16Görsel içindeki sahte e-postayı yakalaSahte e-postalar artık metin yerine görselin içine yazılıyor. Metne bakan filtreler bunu geçiriyor, çalışan da ekrana bakınca ayırt edemiyor.
- 17Teklif isteğini oku ve yanıt hazırlaGelen teklif isteği belgesindeki soruların cevapları eski tekliflerde ve teknik dosyalarda duruyor. Her yeni istekte aynı cevaplar baştan aranıp yeniden yazılıyor.
- 18Yanıt bekleyen e-postalara taslak hazırlaYanıt bekleyen e-postaların çoğu birbirine benziyor ama her biri için boş sayfadan başlanıyor. Bekleyen kutu büyüdükçe yanıt süresi de uzuyor.
- 19Haftalık site trafiği raporuSite istatistiklerini panelden okuyup ne anlama geldiğini yazıya dökmek birinin haftalık işi olarak duruyor. Kimse üstlenmediğinde rakamlara aylarca bakılmıyor.
- 20İletişim formunu doğru birime yönlendirSiteden gelen formların hepsi tek bir adrese düşüyor; iade mi, sipariş sorusu mu, iş birliği teklifi mi olduğunu biri okuyup ilgili kişiye iletiyor. Bu ara adım yanıt süresini uzatıyor.
- 21Sosyal medya performansını e-postaya çevirSosyal medya sayıları bir tabloda birikiyor ama kimse okumuyor. Yorumlamak ve ilgili kişiye anlatmak ayrı bir emek istediği için veri tabloda kalıyor.
- 22İnsan onayıyla otomatik yanıtOtomatik yanıt kurmak isteyen şirketlerin çekincesi hep aynı: yanlış bir cevabın müşteriye gitmesi. Bu korku yüzünden yanıtlar elle yazılmaya devam ediyor.
- 23Gelen e-postayı kendiliğinden etiketleEtiket ve klasör düzeni kuruluyor ama kimse gelen her iletiyi elle etiketlemiyor. Birkaç hafta içinde düzen bozuluyor ve arama işe yaramaz hale geliyor.
- 24Karar noktasında insana sorKararın tamamını makineye bırakmak istenmediği için akış hiç kurulmuyor ve iş baştan sona elle yürüyor. Oysa akıştaki adımların çoğu karar bile gerektirmiyor.
- 25Ölçüm verisinden kişiye özel öneriBir uygulamada biriken ölçüm verisi grafik olarak duruyor ama kimse yorumlamıyor. Kişiye "bundan sonra ne yapmalı" diyen kısım hiç yazılmıyor.
- 26Görsel platform verisinden içerik önerisiHangi görselin ilgi gördüğüne panelden bakıp not almak ve buna göre sıradaki içeriği planlamak elle yapılıyor. Çoğu şirkette bu bakış hiç yapılmadan içerik üretiliyor.
- 27Konu başlığına göre kaynak derlemesiYeni bir konuyu öğrenmesi gereken çalışan saatlerce kaynak arıyor ve hangisinin işe yaradığını denemeden bilemiyor. Bu arama her yeni çalışanda baştan tekrarlanıyor.
- 28Sade gelen kutusu etiketleme düzeniEtiketleme işi çoğu şirkette hiç kurulmuyor çünkü büyük bir proje gibi görünüyor. Sonuçta gelen kutusu tek bir yığın olarak kalıyor.
- 29Kendi posta sunucunda yanıt üretimiYanıt otomasyonu genelde tek bir büyük posta sağlayıcısı üzerinden anlatılıyor. Farklı bir sağlayıcı ya da kendi sunucusu olan şirket bunun kendisi için mümkün olmadığını düşünüyor.
- 30Gelen e-postaya taslak yanıt bırakYanıt yazmanın en uzun kısmı ilk cümleyi kurmak. Bu yüzden bir dakikada bitecek e-postalar bile kutuda günlerce bekliyor.
- 31Görev listesini düzene sokAklına gelen her iş listeye başlıksız ve önceliksiz atılıyor. Liste büyüdükçe kimse bakmaz oluyor ve iş takibi yeniden e-postaya dönüyor.
- 32Anket yanıtlarını özete indirYüzlerce form yanıtı tabloda satır satır duruyor; hepsini okuyup ortak şikayeti çıkarmak kimsenin vakit ayıramadığı bir iş. Sonuçta anket yapılıyor ama okunmuyor.
- 33Günlük posta kutusu özetiGün içinde biriken onlarca e-postayı akşam ya da ertesi sabah tek tek gözden geçirmek gerekiyor. Hangisinin önemli olduğu ancak hepsi açıldıktan sonra anlaşılıyor.
- 34E-posta özetini mesajlaşmaya taşıÖnemli bir e-postayı görmek için posta kutusunu açmak gerekiyor. Sahada ya da telefonla çalışan kişi kutuyu günde bir kez açtığı için acil olanı geç görüyor.
Nasıl çalışıyor
Bu ailedeki işlerin adım dizisi
Elle tetikli
Gelen kutusunu konusuna göre ayır
26 adım
- Elle başlatılır
- Outlook üzerinden işlenir
- Kayıtlar süzülür
- Kayıtlar gruplar hâlinde işlenir
- Biçimlendirme dönüştürülür
- Alanlar düzenlenir
- 4 adım türü daha
E-posta gelince tetikli
E-postayı iş kaydına dönüştür
25 adım
- Gelen e-posta yakalanır
- Alanlar düzenlenir
- Kayıtlar süzülür
- Kayıt tablosuna işlenir
- Ara durak
- Yapay zeka karar verir ve araç kullanır
- 3 adım türü daha
Bu ailede
Sizdeki hâli biraz farklı olacak.
Buradaki 34 iş birer başlangıç noktası. Sizin sisteminize, belge biçiminize ve onay zincirinize göre yeniden kurulur; adımların bir kısmı aynı kalır, bir kısmı değişir.