E-posta gelince tetikli
Gelen e-postayı yanıtla ve kayda geç
40 adım
- Gelen e-posta yakalanır
- Alanlar düzenlenir
- Birden fazla yola ayrılır
- Koşula göre ayrılır
- Ara durak
- Özet değeri hesaplanır
- 6 adım türü daha
E-posta triyajı ve yanıt · 14 / 34
Belirli ekleri doğru klasöre kaydet
E-postayla gelen belgeleri indirip doğru klasöre koymak elle yapılıyor; hangi ekin saklanmaya değer olduğuna da kişi karar veriyor. Belgeler çoğu zaman posta kutusunda kalıyor.
Otomatikleşince ne değişir
Ek içeriğine bakılarak ayrılır ve ait olduğu klasöre kendiliğinden kaydedilir.
Çalışırken
E-posta gelince tetikli · 16 adım · 8 farklı adım türü
Yukarıdaki liste, akışın 16 adımı boyunca geçtiği 8 farklı adım türünü sırasıyla gösterir; aynı tür birden çok kez tekrarlanabildiği için liste toplam adım sayısından kısadır. Ok tuşlarıyla gezebilir, boşluk tuşuyla durdurabilirsiniz.
E-posta ekleri bugün nasıl kaydediliyor?
E-postayla gelen belgeleri indirip doğru klasöre koymak elle yapılıyor; hangi ekin saklanmaya değer olduğuna da kişi karar veriyor.
Bu karar verilmeyince ne oluyor?
Belgeler çoğu zaman posta kutusunda kalıyor. Aranan bir belge sonradan bulunamıyor.
Sistem kurulunca ne değişir?
Ek içeriğine bakılarak ayrılıyor ve ait olduğu klasöre kendiliğinden kaydediliyor.
Sık sorulanlar
Bu iş hakkında sorulanlar
- Hangi ek türleri ayırt edilebiliyor?
- Fatura, sözleşme, teklif gibi yaygın belge türleri ayırt edilebiliyor. Hangi kategorilerin tanımlanacağı kurulumda birlikte belirleniyor. Yeni bir kategori eklemek mevcut düzeni hiç bozmuyor, üzerine ekleniyor.
- Klasör yapısı nasıl belirleniyor?
- Mevcut klasör yapısı korunarak kurulabiliyor; hangi kategorinin hangi klasöre karşılık geldiği kurulumda tanımlanıyor. Yapı değiştiğinde tanım da birlikte gözden geçirilip güncellenebiliyor. Yeni bir klasör eklemek mevcut düzeni bozmuyor.
- Yanlış klasöre kaydedilen bir ek olursa ne olur?
- Dosya normal bir dosya gibi elle doğru klasöre taşınabiliyor. Sistem taşımayı engellemiyor, ilk ayıklamayı hızlandırıyor. Sık yapılan yanlış taşımalar kurulum sırasında ek bir kurala dönüştürülebiliyor.
- Kaç ek aynı anda işlenebiliyor?
- Onlarca ek tek seferde işlenebiliyor. Ek sayısı arttıkça işlem süresi uzuyor ama kişinin emeği değil bekleme süresi büyüyor. Bu yine de elle indirip taşımaktan çok daha hızlı ve pratik kalıp zaman kazandırıyor.
- Ne kadar sürede kurulur?
- Standart bir klasör yapısıyla kurulum birkaç günle ölçülüyor. Çok sayıda kategori süreyi uzatıyor. Kesin süre, mevcut klasör düzeni incelendikten sonra yazılı olarak veriliyor; ön inceleme ücretsiz yapılıyor.
Şeffaflık
Bu, sizin için kurulmuş bir iş değil — kurulabilecek bir iş.
Yukarıdaki adımlar çalışan bir iş akışı tanımından çıkarıldı. Sizin şirketinizde kurulduğunda adımların bir kısmı aynı kalır, bir kısmı sizin sisteminize göre değişir: hangi tabloya yazılacağı, kimin onaylayacağı, hangi belge biçimini okuyacağı. Görüşmede bunu birlikte çıkarıyoruz.
Aynı ailede
E-posta triyajı ve yanıt ailesindeki diğer işler
Elle tetikli
Gelen kutusunu konusuna göre ayır
26 adım
- Elle başlatılır
- Outlook üzerinden işlenir
- Kayıtlar süzülür
- Kayıtlar gruplar hâlinde işlenir
- Biçimlendirme dönüştürülür
- Alanlar düzenlenir
- 4 adım türü daha