Gelen e-postayı yanıtla ve kayda geç

Otomatikleşince ne değişir

E-posta geldiği anda yanıtı hazırlanır ve aynı kayıt tabloya kendiliğinden düşer; kimse aynı bilgiyi iki yere yazmaz.

Çalışırken

E-posta gelince tetikli · 40 adım · 12 farklı adım türü

Yukarıdaki liste, akışın 40 adımı boyunca geçtiği 12 farklı adım türünü sırasıyla gösterir; aynı tür birden çok kez tekrarlanabildiği için liste toplam adım sayısından kısadır. Ok tuşlarıyla gezebilir, boşluk tuşuyla durdurabilirsiniz.

Gelen e-posta bugün nasıl işleniyor?

Gelen her e-postayı biri okuyup yanıt yazıyor, sonra aynı bilgiyi ayrı bir tabloya elle giriyor. İki iş de aynı kişide olduğu için yanıt süresi o kişinin masasında olmasına bağlı kalıyor.

Kişi meşgulken ne oluyor?

Hem yanıt hem kayıt gecikiyor. İkisi ayrı adımlar olduğu için biri unutulursa diğeri de eksik kalıyor.

Sistem kurulunca ne değişir?

E-posta geldiği anda yanıtı hazırlanıyor ve aynı kayıt tabloya kendiliğinden düşüyor; kimse aynı bilgiyi iki yere yazmıyor.

Sık sorulanlar

Bu iş hakkında sorulanlar

Yanıt otomatik mi gönderiliyor?: Bu, kurulumda birlikte belirleniyor; taslak hazırlanıp onay bekleyebiliyor ya da kurala uyan yanıt doğrudan gönderilebiliyor. Yeni kurulan sistemlerde onay adımı genelde tercih ediliyor. Onay eşiği sonradan değiştirilebiliyor.
Kayıt hangi tabloya düşüyor?: Kurulumda tanımlanan tabloya ya da mevcut sisteme düşüyor; hangi hedefin kullanılacağı birlikte belirleniyor. Birden fazla hedef de tanımlanabiliyor. Bu, mevcut iş akışına göre birlikte ayarlanıp sonradan değiştirilebiliyor.
Yanlış yazılan bir yanıt olursa ne olur?: Taslak gönderilmeden önce elle düzeltilebiliyor. Sistem düzeltmeyi engellemiyor, ilk hazırlığı hızlandırıyor. Sık yanlış çıkan bir kalıp fark edildiğinde kural kalıcı olarak iyileştirilip düzeltilebiliyor.
Birden fazla posta kutusu aynı anda işlenebiliyor mu?: Evet, birden fazla kutu ayrı ayrı izlenip her biri kendi kuralına göre işlenebiliyor. Yeni bir kutu eklemek mevcut kurulumu bozmuyor. Hangi kutuların kapsamda olacağı kurulumda birlikte belirlenip sonradan güncellenebiliyor.
Ne kadar sürede kurulur?: Tek posta kutusu ve standart bir kuralla kurulum birkaç günle ölçülüyor. Birden fazla kutu ve karmaşık kural süreyi uzatıyor. Kesin süre, mevcut e-posta hacmi incelendikten sonra yazılı olarak veriliyor; ön inceleme ücretsiz yapılıyor.

Şeffaflık

Bu, sizin için kurulmuş bir iş değil — kurulabilecek bir iş.

Yukarıdaki adımlar çalışan bir iş akışı tanımından çıkarıldı. Sizin şirketinizde kurulduğunda adımların bir kısmı aynı kalır, bir kısmı sizin sisteminize göre değişir: hangi tabloya yazılacağı, kimin onaylayacağı, hangi belge biçimini okuyacağı. Görüşmede bunu birlikte çıkarıyoruz.

Aynı ailede

E-posta triyajı ve yanıt ailesindeki diğer işler

Elle tetikli

Gelen kutusunu konusuna göre ayır

26 adım

Elle başlatılır
Outlook üzerinden işlenir
Kayıtlar süzülür
Kayıtlar gruplar hâlinde işlenir
Biçimlendirme dönüştürülür
Alanlar düzenlenir
4 adım türü daha

E-posta gelince tetikli

E-postayı iş kaydına dönüştür

25 adım

Gelen e-posta yakalanır
Alanlar düzenlenir
Kayıtlar süzülür
Kayıt tablosuna işlenir
Ara durak
Yapay zeka karar verir ve araç kullanır
3 adım türü daha

E-posta triyajı ve yanıt ailesinin tamamı