İçeriğe atla
ALBA
Görüşme isteyin

Aile 04

Toplantı, takvim ve randevu

12iş bu ailede
12 tanesi dil modeli kullanıyor

Bir şirkette görüşme ayarlamak ve görüşmeden çıkan işi takip etmek kimsenin asıl işi değildir, ama herkesin gününden yer alır: müsaitlik sorulur, takvim açılır, davet gönderilir, toplantı biter ve konuşulanlar kimsenin defterinde kalmaz. Bu aile zincirin iki ucunu da otomatikleştirir — gelen talebin takvime dönüşmesini ve toplantının yazılı çıktı üretmesini. Randevu talebine dönüş yapmaktan gün sonu özetine kadar hiçbir adım "birinin hatırlamasına" bırakılmaz.

Bu iş bugün kimde

Yönetici asistanları, müşteri görüşmesi yapan satış ekipleri ve randevuyla çalışan klinik, ajans, danışmanlık gibi işletmelerin ön büro sorumluları.

12 iş · 11 tanesinde en az üç farklı adım türü

Bu ailede neler kurulabilir

  1. 01Bekleyen randevu taleplerine dönüşFormdan, telefondan veya sosyal medyadan gelen randevu talepleri bir tabloya düşüyor; birinin gün içinde o tabloyu açıp her satıra tek tek bakması, kişiye uygun bir mesaj yazması ve göndermesi gerekiyor. Yoğun günlerde talep akşama kadar bekliyor, bekleyen talep de çoğu zaman başka yere gidiyor.ZamanlanmışDil modeli24 adım
  2. 02Toplantı kaydından özet ve görev listesiToplantıya katılanlardan biri not tutmakla görevlendiriliyor; toplantıdan sonra notu düzenleyip kimin ne yapacağını yazması ve katılımcılara e-posta atması gerekiyor. Bu iş genelde ertesi güne kalıyor, kaldığında da eksik hatırlanıyor.ElleDil modeli22 adım
  3. 03Toplantı kararlarını göreve dönüştürmeToplantıda "bunu sen halledersin" denen işler kimsenin listesine girmiyor; takip etmek için birinin toplantı dökümünü açıp takvimle karşılaştırması ve her maddeyi tek tek görev olarak açması gerekiyor. Sonuçta bir sonraki toplantının yarısı geçen toplantıda ne dendiğini hatırlamaya gidiyor.ElleDil modeli19 adım
  4. 04Randevu talebini takvime almadan elemeSiteden gelen her randevu talebi aynı kefeye giriyor; birinin tek tek okuyup "bu bize uygun mu, hangi departmanın işi, acil mi" diye karar vermesi ve uygun olmayanlara nazikçe dönmesi gerekiyor. Bu ayıklama yapılmadığında takvim, ilk beş dakikada biteceği belli görüşmelerle doluyor.Form dolduruluncaDil modeli19 adım
  5. 05E-postadan toplantı saati ayarlama"Salı öğleden sonra müsait misiniz?" e-postası basit görünür ama takvimi açmayı, boşluğa bakmayı, cevap yazmayı ve sonra daveti ayrıca oluşturmayı gerektirir. Tek bir görüşme için üç dört e-postalık tarih pazarlığı çıkar ve bu pazarlık günlerce sürebilir.E-posta gelinceDil modeli17 adım
  6. 06Mesajlaşma uygulamasından takvim ve postaSahadaki veya yoldaki kişi takvimine ve gelen kutusuna bakmak için bilgisayar başına geçmek zorunda kalıyor; telefondan e-posta yazmak ve takvim kaydı açmak yavaş olduğu için iş akşama erteleniyor.Dış istekDil modeli14 adım
  7. 07Sesli mesajla çalışan kişisel asistanAraba kullanırken veya iki toplantı arasında akla gelen iş, yazacak vakit olmadığı için kayboluyor; kaydedilse bile not defteri, takvim ve yapılacaklar listesi ayrı ayrı doldurulmak zorunda.TelegramDil modeli13 adım
  8. 08İzlenebilir bağlantı ve kare kod üretimiHangi afişin, hangi e-postanın veya hangi fuar standının siteye ziyaretçi getirdiği bilinmiyor; her kanal için etiketli ayrı bağlantı hazırlamak ve kare kodu tasarımcıya çizdirmek elle yapılan, unutulunca da ölçümü tamamen bitiren bir iş.ElleDil modeli11 adım
  9. 09Toplantı çıktılarını proje kaydına işlemeToplantıda konuşulan iş, proje takip tablosuna ancak birisi oturup elle girerse geçiyor. Genelde geçmediği için tablo ile toplantıda anlatılan durum birbirini tutmuyor ve haftalık değerlendirme yanlış veriyle yapılıyor.Alt akışDil modeli10 adım
  10. 10Görüşme sürerken anlık bilgi desteğiMüşteri görüşme ortasında fiyat, teslim süresi veya geçmiş siparişini soruyor; cevap ya "kontrol edip döneyim" oluyor ya da birisi arka planda telefonla bilgi arıyor. Her "dönüş yapayım" cümlesi kararı bir hafta öteliyor.Dış istekDil modeli9 adım
  11. 11Yazarak takvim yönetimiTakvime kayıt açmak için her seferinde form doldurulur: başlık, tarih, saat, süre, katılımcı. Günde on beş kayıt giren bir asistanlık masasında bu işin tamamı tıklamayla geçer ve çakışma ancak gözle fark edilirse görülür.SohbetDil modeli6 adım
  12. 12Günün toplantılarını ekibe özetlemeGün içinde üç dört toplantı oluyor; katılmayan ekip üyeleri ne konuşulduğunu ancak birine sorarak öğreniyor, çoğu zaman da sormuyor. Aynı konu bir hafta sonra sıfırdan tekrar konuşuluyor.ZamanlanmışDil modeli5 adım

Nasıl çalışıyor

Bu ailedeki işlerin adım dizisi

24 adım

  1. Belirlenen saatte kendiliğinden başlar
  2. Kayıt tablosuna işlenir
  3. Yapay zeka metni işler
  4. Kısa mesaj gönderilir

22 adım

  1. Elle başlatılır
  2. Kayıtlar süzülür
  3. Dış sisteme bağlanılır
  4. Alanlar düzenlenir
  5. Kayıtlar gruplar hâlinde işlenir
  6. Dosyanın içindeki metin çıkarılır
  7. 4 adım türü daha

19 adım

  1. Elle başlatılır
  2. Takvime işlenir
  3. Dış sisteme bağlanılır
  4. Sürücüye kaydedilir veya okunur
  5. Dosyanın içindeki metin çıkarılır
  6. Yapay zeka karar verir ve araç kullanır

Bu ailede

Sizdeki hâli biraz farklı olacak.

Buradaki 12 iş birer başlangıç noktası. Sizin sisteminize, belge biçiminize ve onay zincirinize göre yeniden kurulur; adımların bir kısmı aynı kalır, bir kısmı değişir.