Zamanlanmış tetikli
Bekleyen randevu taleplerine dönüş
24 adım
- Belirlenen saatte kendiliğinden başlar
- Kayıt tablosuna işlenir
- Yapay zeka metni işler
- Kısa mesaj gönderilir
Toplantı, takvim ve randevu · 11 / 12
Yazarak takvim yönetimi
Takvime kayıt açmak için her seferinde form doldurulur: başlık, tarih, saat, süre, katılımcı. Günde on beş kayıt giren bir asistanlık masasında bu işin tamamı tıklamayla geçer ve çakışma ancak gözle fark edilirse görülür.
Otomatikleşince ne değişir
"Önümüzdeki salı 14:00'te Ahmet Bey ile bir saatlik görüşme koy" gibi düz bir cümle yazılır, kayıt takvime düşer ve çakışma varsa kayıt açılmadan uyarı gelir.
Çalışırken
Sohbet tetikli · 6 adım · 2 farklı adım türü
Yukarıdaki liste, akışın 6 adımı boyunca geçtiği 2 farklı adım türünü sırasıyla gösterir; aynı tür birden çok kez tekrarlanabildiği için liste toplam adım sayısından kısadır. Ok tuşlarıyla gezebilir, boşluk tuşuyla durdurabilirsiniz.
Takvim kaydı bugün nasıl açılıyor?
Takvime kayıt açmak için her seferinde form dolduruluyor: başlık, tarih, saat, süre, katılımcı. Günde on beş kayıt giren bir asistanlık masasında bu işin tamamı tıklamayla geçiyor. Çakışma ancak gözle fark edilirse görülüyor.
Kayıt sayısı arttığında ne oluyor?
Her kayıt birkaç dakika sürse de günde on beş kayıt bir araya gelince bu iş saatler alıyor. Yoğun günde bir alanın atlanması ya da yanlış saat girilmesi kolaylaşıyor. Çakışan bir kayıt fark edilmeden takvime giriyor.
Sistem kurulunca ne değişir?
Önümüzdeki salı 14:00'te Ahmet Bey ile bir saatlik görüşme koy gibi düz bir cümle yazılıyor, kayıt takvime düşüyor ve çakışma varsa kayıt açılmadan uyarı geliyor. Form doldurmaya gerek kalmıyor. On beş kayıt on beş cümleye iniyor.
Sık sorulanlar
Bu iş hakkında sorulanlar
- Eksik bilgiyle yazılan bir cümle ne oluyor?
- Sistem eksik gördüğü bilgiyi (saat ya da katılımcı gibi) soruyor, tahmin etmiyor. Kayıt yalnızca gerekli bilgiler tamamlandığında açılıyor. Bu, yanlış bir kaydın sessizce oluşmasını önlüyor ve eksik bilgi fark edilmeden geçmiyor.
- Çakışma uyarısı nasıl çalışıyor?
- Yeni kayıt açılmadan önce o saatin dolu olup olmadığı kontrol ediliyor. Çakışma varsa bu bildirilip alternatif saat önerilebiliyor. Israrla aynı saate kayıt açmak istenirse bu da elle onaylanarak yapılabiliyor.
- Hangi takvim uygulamasıyla çalışıyor?
- Google Takvim, Outlook gibi yaygın takvim uygulamalarıyla çalışıyor. Hangi uygulamanın bağlanacağı kurulumda belirleniyor. Birden fazla takvim aynı anda da yönetilebiliyor, her biri kendi ayarını koruyor.
- Yazım hatası kaydı bozar mı?
- Küçük yazım hataları genelde sorun oluşturmuyor, sistem niyeti anlıyor. Tarih ya da saat gibi kritik bir alanda belirsizlik varsa netleştirme sorusu soruyor. Kayıt açıldıktan sonra da normal şekilde elle düzenlenebiliyor.
- Ne kadar sürede kurulur?
- Tek takvim ve standart bir cümle kalıbıyla kurulum birkaç günle ölçülüyor. Birden fazla takvim ya da özel çakışma kuralları süreyi uzatıyor. Kesin süre, mevcut takvim kullanımı incelendikten sonra yazılı olarak veriliyor.
Şeffaflık
Bu, sizin için kurulmuş bir iş değil — kurulabilecek bir iş.
Yukarıdaki adımlar çalışan bir iş akışı tanımından çıkarıldı. Sizin şirketinizde kurulduğunda adımların bir kısmı aynı kalır, bir kısmı sizin sisteminize göre değişir: hangi tabloya yazılacağı, kimin onaylayacağı, hangi belge biçimini okuyacağı. Görüşmede bunu birlikte çıkarıyoruz.
Aynı ailede
Toplantı, takvim ve randevu ailesindeki diğer işler
Elle tetikli
Toplantı kaydından özet ve görev listesi
22 adım
- Elle başlatılır
- Kayıtlar süzülür
- Dış sisteme bağlanılır
- Alanlar düzenlenir
- Kayıtlar gruplar hâlinde işlenir
- Dosyanın içindeki metin çıkarılır
- 4 adım türü daha