Zamanlanmış tetikli
Bekleyen randevu taleplerine dönüş
24 adım
- Belirlenen saatte kendiliğinden başlar
- Kayıt tablosuna işlenir
- Yapay zeka metni işler
- Kısa mesaj gönderilir
Toplantı, takvim ve randevu · 02 / 12
Toplantı kaydından özet ve görev listesi
Toplantıya katılanlardan biri not tutmakla görevlendiriliyor; toplantıdan sonra notu düzenleyip kimin ne yapacağını yazması ve katılımcılara e-posta atması gerekiyor. Bu iş genelde ertesi güne kalıyor, kaldığında da eksik hatırlanıyor.
Otomatikleşince ne değişir
Görüşme kaydının içindeki konuşma metni çıkarılır, konuşulanlar özetlenir ve çıkan kararlar madde madde katılımcılara e-posta ile gider; toplantıya sırf not tutsun diye birini ayırmak gerekmez.
Çalışırken
Elle tetikli · 22 adım · 10 farklı adım türü
Yukarıdaki liste, akışın 22 adımı boyunca geçtiği 10 farklı adım türünü sırasıyla gösterir; aynı tür birden çok kez tekrarlanabildiği için liste toplam adım sayısından kısadır. Ok tuşlarıyla gezebilir, boşluk tuşuyla durdurabilirsiniz.
Toplantı özeti bugün nasıl çıkarılıyor?
Katılımcılardan biri toplantı boyunca not tutuyor, sonra bu notu düzenleyip kimin ne yapacağını yazıyor ve katılımcılara e-posta atıyor. Bu iş genelde toplantı bitince değil ertesi gün yapılıyor. O arada kararların bir kısmı unutuluyor.
Not tutan kişi meşgul olunca ne oluyor?
Not tutmak toplantıya odaklanmayı zorlaştırıyor, bu yüzden bazı toplantılarda kimse not tutmuyor. Ertesi gün özet çıkarılmadığı için kararlar yalnızca hafızada kalıyor. Bir hafta sonra aynı konu tekrar konuşuluyor.
Sistem kurulunca ne değişir?
Görüşme kaydının içindeki konuşma metni çıkarılıyor, konuşulanlar özetleniyor ve çıkan kararlar madde madde katılımcılara e-posta ile gidiyor. Toplantıya sırf not tutsun diye biri ayrılmıyor. Özet toplantı biter bitmez hazır oluyor.
Sık sorulanlar
Bu iş hakkında sorulanlar
- Kayıt hiç yoksa özet çıkarılabiliyor mu?
- Hayır, sistem konuşma kaydını temel alıyor; kayıt yoksa özetleyecek bir kaynak da yok. Toplantı platformunun kayıt özelliği açık olduğu sürece bu bir sorun oluşturmuyor. Kayıt alınmayan toplantılarda özet elle çıkarılmaya devam ediyor.
- Kim ne söyledi ayrımı doğru yapılıyor mu?
- Kayıtta ses net ve katılımcı sayısı makul olduğunda bu ayrım güvenilir çalışıyor. Aynı anda konuşma ya da düşük ses kalitesi doğruluğu düşürebiliyor. Emin olunamayan kısımlar özet metninde belirsiz bırakılıyor, uydurulmuyor.
- Özet yanlış bir karar yazarsa ne olur?
- Özet gönderilmeden önce görüntülenip düzeltilebiliyor, bu isteniyorsa kurulumun bir parçası. Yanlış yazılan bir madde normal bir e-posta gibi elle düzeltilebiliyor. Kritik toplantılarda bu kontrol adımı önerilir.
- Görev listesi bir proje aracına da yazılabiliyor mu?
- Evet, çıkan görevler e-postaya değil de kullanılan proje takip aracına doğrudan işlenebiliyor. Hangi aracın kullanılacağı kurulumda birlikte belirleniyor. Toplantı çıktısını proje kaydına işleyen ayrı bir kurulum da mevcut, ihtiyaca göre birleştirilebiliyor.
- Ne kadar sürede kurulur?
- Tek toplantı platformu ve standart bir özet biçimiyle kurulum birkaç günle ölçülüyor. Birden fazla platform ya da proje aracına yazma eklendiğinde süre uzuyor. Kesin süre, mevcut toplantı düzeni incelendikten sonra yazılı olarak veriliyor.
Şeffaflık
Bu, sizin için kurulmuş bir iş değil — kurulabilecek bir iş.
Yukarıdaki adımlar çalışan bir iş akışı tanımından çıkarıldı. Sizin şirketinizde kurulduğunda adımların bir kısmı aynı kalır, bir kısmı sizin sisteminize göre değişir: hangi tabloya yazılacağı, kimin onaylayacağı, hangi belge biçimini okuyacağı. Görüşmede bunu birlikte çıkarıyoruz.
Aynı ailede
Toplantı, takvim ve randevu ailesindeki diğer işler
Elle tetikli
Toplantı kararlarını göreve dönüştürme
19 adım
- Elle başlatılır
- Takvime işlenir
- Dış sisteme bağlanılır
- Sürücüye kaydedilir veya okunur
- Dosyanın içindeki metin çıkarılır
- Yapay zeka karar verir ve araç kullanır