8iş · eksen iki
ölçütü tek soru: her şirkette karşılığı var mı
Bunlar kimseyi şaşırtmaz. Şaşırtan tarafı şu: çoğu şirket bu işleri hâlâ elle yapıyor ve kaç saat yediğini hiç ölçmemiş.
Kartlardaki şerit tam adım dizisi değil, akışın geçtiği farklı adım türleridir. Kaç adım olduğu her kartın künyesinde ayrıca yazıyor.
Fatura tarihi, tutarı ve numarası hâlâ elle giriliyor.
Gelen e-posta yakalanır, ekindeki fatura okunur; satıcı, tarih, tutar ve kalem bilgileri ayrıştırılıp tabloya yazılır. Okunamayan veya tutarsız olanlar ayrı yola ayrılır ve insana gider. 17 adımlık akış, her şirkette olan ve kimsenin yapmak istemediği işi kapsar.
Sabahın ilk yarım saati gelen kutusunu ayıklamakla geçiyor.
Her gelen e-posta okunur, konusuna göre etiketlenir (teklif, fatura, destek talebi, tedarikçi) ve ilgili kişiye yönlendirilir. 11 adımlık akış. Kimsenin görev tanımında yazmaz, ama herkesin gününden pay alır.
Gelen başvuruların hepsi okunmuyor. Herkes bunu biliyor.
Başvuru formu doldurulduğunda yüklenen özgeçmişin içindeki metin çıkarılır, ilanın gereklerine göre değerlendirilir; puan ve gerekçe tabloya yazılır, sonuç e-postayla iletilir. 7 adımlık kısa bir akış, en sık istenen işlerden biri.
Toplantıda konuşulanların çoğu ertesi gün unutuluyor.
Toplantının kaydı yazıya döküldükten sonra alınan kararlar, sorumlular ve tarihler ayıklanır; görevler takvime ve ilgili sisteme işlenir. 19 adımlık akış. Not tutma görevi hiçbir ekipte kalıcı olarak kimsenin üstünde durmaz, bu yüzden aynı konu tekrar tekrar konuşulur.
Her talebi önce biri okuyup “bu kime gider” diye düşünüyor.
Açık talepler belirli aralıklarla toplanır, konusuna ve aciliyetine göre sınıflandırılır; hazır cevabı olanlar yanıtlanır, kalanlar doğru ekibe iş kaydı olarak açılır. 29 adımlık akış, dağıtım işini tamamen üstlenir.
Formdan gelen taleplerin hangisi gerçek müşteri, hangisi zaman kaybı?
Tabloya yeni satır eklendiğinde talep değerlendirilir; uygunluk puanı ve kısa gerekçe aynı satıra yazılır. 5 adımlık en kısa akışlardan biri. Satış ekibinin sırayı sezgiyle belirlemesini bitirir.
“Bu bilgi hangi dosyadaydı” sorusu günde defalarca soruluyor.
Ortak sürücüye yüklenen belgeler kendiliğinden okunur ve aranabilir hale getirilir; ardından prosedür, sözleşme veya fiyat listesi hakkında düz Türkçe soru sorulur. 15 adımlık akış. Yeni gelen çalışanın kıdemliye sorduğu şeylerin çoğu burada birikir.
Aynı soru her gün yeniden yazılıyor: saat kaça kadar açıksınız.
WhatsApp mesajı geldiğinde konu anlaşılır, cevap şirketin kendi bilgisinden alınır ve aynı kanaldan döner; çözemediği konuyu insana aktarır. 18 adımlık akış. Telefonun başındaki kişinin gün boyu tekrarladığı işin büyük bölümüdür.
Nereden başlanır
Hepsi aynı yerden çıkıyor: bir kişi her hafta aynı işi elle yapıyor. Hangisi sizin şirketinizde en çok zaman yiyor, onu anlatın; kurulabilir mi, ne kadar sürer, görüşmede söyleriz.
Sırada
Kaç kere yapılıyor ve ne kadar sürüyor — bu iki sayı olmadan otomasyonun işe yarayıp yaramadığı da ölçülemez. Görüşmede ilk yaptığımız şey bu iki sayıyı çıkarmak.