Ortak sürücüye düşen belgeyi hafızaya alma

Otomatikleşince ne değişir

Sürücüye yüklenen belge aynı anda şirket hafızasına eklenir; arama dosya adına değil belgenin içindeki metne bakar ve yeni belge yüklendiği gün cevaplarda kullanılabilir olur.

Çalışırken

Dosya yüklenince tetikli · 15 adım · 3 farklı adım türü

Yukarıdaki liste, akışın 15 adımı boyunca geçtiği 3 farklı adım türünü sırasıyla gösterir; aynı tür birden çok kez tekrarlanabildiği için liste toplam adım sayısından kısadır. Ok tuşlarıyla gezebilir, boşluk tuşuyla durdurabilirsiniz.

Ortak sürücüdeki belge bugün nasıl bulunuyor?

Ortak sürücüde binlerce dosya birikiyor. Yeni bir prosedür veya sözleşme yüklendiğinde kimsenin haberi olmuyor; bilgiyi ancak dosya adını hatırlayan kişi bulabiliyor, o kişi ayrılınca bilgi de kayboluyor.

Bilgiyi bulan kişi ayrılınca ne oluyor?

O belgenin varlığından kimse haberdar olmadığı için aynı iş sıfırdan yeniden yapılabiliyor. Yıllar içinde biriken bilgi fiilen erişilemez hâle geliyor. Sürücü büyüdükçe bu kayıp da büyüyor.

Sistem kurulunca ne değişir?

Sürücüye yüklenen belge aynı anda şirket hafızasına ekleniyor; arama dosya adına değil belgenin içindeki metne bakıyor ve yeni belge yüklendiği gün cevaplarda kullanılabilir oluyor. Bilgi kişiye bağlı kalmıyor. Dosya adını hatırlamak gerekmiyor.

Sık sorulanlar

Bu iş hakkında sorulanlar

Hangi klasörler taranıyor?: Kurulumda tanımlanan klasörler taranıyor; hangi klasörlerin dahil edileceği birlikte belirleniyor. Kişisel ya da hassas klasörler kapsam dışı bırakılabiliyor. Yeni bir klasör eklemek mevcut düzeni bozmuyor.
Dosya silinirse hafızadan da düşüyor mu?: Evet, dosya sürücüden silindiğinde hafızadaki karşılığı da kaldırılıyor. Bu, hafızanın sürücüyle tutarlı kalmasını sağlıyor. Silme işlemi geri alınamaz hâle gelmeden önce genelde bir onay adımı isteniyor.
Hangi dosya türlerini okuyabiliyor?: Kelime işlemci belgeleri, elektronik tablo dosyaları ve taşınabilir belge biçimi gibi yaygın türleri okuyabiliyor. Taranmış görüntülerde metin netliği doğruluğu etkiliyor. Desteklenmeyen bir tür kurulum öncesi netleştiriliyor.
Kim hangi belgeye erişebildiği korunuyor mu?: Evet, sürücünün kendi erişim yetkilendirmesi korunuyor; asistan bir kullanıcının normalde göremeyeceği belgeye o kullanıcı adına erişmiyor. Bu, mevcut yetkilendirmeden okunuyor. Yeni bir yetki kuralı ayrıca tanımlanmıyor.
Ne kadar sürede kurulur?: Az sayıda klasörle kurulum birkaç günle ölçülüyor. Binlerce dosyanın toplu taranması süreyi uzatıyor. Kesin süre, mevcut sürücü hacmi incelendikten sonra yazılı olarak veriliyor; ön inceleme ücretsiz yapılıyor.

Şeffaflık

Bu, sizin için kurulmuş bir iş değil — kurulabilecek bir iş.

Yukarıdaki adımlar çalışan bir iş akışı tanımından çıkarıldı. Sizin şirketinizde kurulduğunda adımların bir kısmı aynı kalır, bir kısmı sizin sisteminize göre değişir: hangi tabloya yazılacağı, kimin onaylayacağı, hangi belge biçimini okuyacağı. Görüşmede bunu birlikte çıkarıyoruz.

Aynı ailede

Şirket hafızası ve bilgi tabanı ailesindeki diğer işler

Elle tetikli

Site içeriğini şirket hafızasına çevirme

45 adım

Elle başlatılır
Siteye yazı olarak yayımlanır
Yollar birleştirilir
Alanlar düzenlenir
Kayıtlar süzülür
Biçimlendirme dönüştürülür
3 adım türü daha

Elle tetikli

Ürün kataloğundan benzerlik önerisi

24 adım

Elle başlatılır
Dış sisteme bağlanılır
Sayfadan alan seçilir
Özel kural çalıştırılır
Alanlar düzenlenir
Yollar birleştirilir
1 adım türü daha

Şirket hafızası ve bilgi tabanı ailesinin tamamı