Elle tetikli
Rakip firmaları tarayıp dosyaya işlemek
30 adım
- Elle başlatılır
- Alanlar düzenlenir
- Dış sisteme bağlanılır
- Liste tek tek işlenir
- Tekrar eden kayıtlar ayıklanır
- Adet sınırlanır
- 4 adım türü daha
Aile 08
Soru cevaplayan asistanlar
48iş bu ailede
45 tanesi dil modeli kullanıyor
Bir şirkette bilginin çoğu ya onu bilen kişinin kafasında ya da açmayı bildiği bir ekranda durur. Bu yüzden "geçen ay kaç adet sattık", "bu müşterinin bakiyesi ne", "izin hakkım kaç gün" gibi sorular gün içinde hep aynı birkaç kişiye gider; o kişiler kendi işine dönemez, soruyu soran da cevabı beklemek zorunda kalır. Bu aile, sorunun cevabını sorana doğrudan veren asistanları kapsar: soru düz Türkçe yazılır ya da söylenir, cevap şirketin kendi kayıtlarından, belgelerinden ve sistemlerinden gelir.
Bu iş bugün kimde
Gün içinde aynı soruların tekrar tekrar kendisine geldiği yöneticiler, müşteri temsilcileri, insan kaynakları ve bilişim sorumluları ile ekip için fiilen "yürüyen kılavuz" hâline gelmiş kıdemli çalışanlar.
48 iş · 38 tanesinde en az üç farklı adım türü
Bu ailede neler kurulabilir
- 01Şirket tablosuna düz cümleyle soru sormakKayıtlar bir tabloda durur ama "bu ay kaç teklif kapandı" sorusuna cevap vermek için birinin tabloyu açıp filtre kurması, sütunları toplaması gerekir. Soru soran yönetici bu işlemi bilmediği için her seferinde tabloyu tutan kişiye gider ve sırasını bekler.
- 02Rakip firmaları tarayıp dosyaya işlemekRakip takibi için pazarlama sorumlusu siteleri tek tek gezer, fiyat ve duyuruları kopyalar, bir dosyaya yapıştırır. İş uzun sürdüğü için ayda bir zor yapılır ve elindeki dosya çoğu zaman güncelliğini yitirmiş olur.
- 03Sunucuları sohbet üzerinden yönetmekSunucuların ayakta olup olmadığını ya da bir makineyi yeniden başlatmayı öğrenmek için bilişim sorumlusu yönetim paneline girip komut satırında sorgu koşar. Bu bilgiyi isteyen başka biri olduğunda araya hep o kişi girer.
- 04Güvenlik sertifikalarını ekip kanalından sorgulamakBir alan adının güvenlik sertifikası ne zaman doluyor sorusu için bilişim sorumlusu ayrı bir panele girer, kaydı bulur ve ekibe elle yapıştırır. Sertifika süresi kimse bakmadığı için dolarsa site erişime kapanır.
- 05WhatsApp mesajlarını gecikmeden yanıtlamakMesajlar gün boyu damla damla gelir; yanıtlayan kişi telefonu her eline aldığında birikmiş yığınla karşılaşır. Akşam ve hafta sonu gelen mesaj ertesi iş gününe kalır, o arada müşteri başka yere gitmiş olur.
- 06Sosyal medya paylaşımını hazırlayıp onaya sunmakSosyal medya sorumlusu her gün konu arar, metni yazar, sonra ayrı bir tabloya işler. Yoğun günlerde bu sıra atlanır ve hesap günlerce sessiz kalır.
- 07Fotoğraftan mülk envanteri çıkarmakEnvanter çıkaran kişi mekânı gezip fotoğraf çeker, sonra masa başında her fotoğrafa tek tek bakarak eşya ve durum listesini elle yazar. Aynı fotoğrafı iki kişi farklı yazdığı için kayıtlar birbirini tutmaz.
- 08Konuşarak not sayfası oluşturmakYeni bir süreç dokümanı ya da kontrol listesi için biri boş şablon açar, başlıkları kurar, alanları doldurur. Her yeni ihtiyaçta aynı iş baştan yapılır ve sayfalar birbirine benzemez.
- 09Asistanı kendi sisteminize bağlamakHazır asistanlar yalnızca genel bilgi verir. Sipariş nerede, stokta kaç kaldı, cari bakiye ne gibi sorularda çalışan asistanı bırakıp kendi programına girer; asistan işi kolaylaştırmak yerine araya bir adım daha ekler.
- 10Arama performansını soruyla incelemekSitenin hangi aramalarda göründüğünü öğrenmek için pazarlama sorumlusu rapor ekranında filtre kurar, tarih aralığı seçer, tabloyu dışa aktarır. Ekranı kullanmayı bilmeyen yönetici bu bilgiyi hiç istemez, karar da veriye bakmadan verilir.
- 11Mesajlaşmadan bilgi verip kayıt tutmakMesajla gelen soruyu yanıtlayan kişi önce bilgiyi tablodan bakar, sonra ne sorulduğunu ayrıca bir yere not eder. İki ayrı iş olduğu için not kısmı çoğu zaman atlanır ve hangi sorunun kaç kez geldiği hiç bilinmez.
- 12Dağınık bilgiyi toplayıp tabloya dizmekBir konuda bilgi toplamak için kişi farklı kaynaklara girer, parça parça kopyalar, tabloya yapıştırır. Herkes farklı biçimde yapıştırdığı için tablo sonradan hiçbir işe yaramaz.
- 13Hesap tablosuna soru sorup cevap almak"Geçen ay hangi müşteri kaç adet aldı" sorusu için biri tabloyu açar, filtre kurar, toplam alır. Formül yanlış kurulduğunda kimse fark etmez ve yanlış rakam toplantıya girer.
- 14Bir konuyu derinlemesine araştırmakKarar öncesi araştırma için biri saatlerce kaynak gezer, okur, not çıkarır. Çıkan not tamamen o kişinin nereye baktığına bağlı kalır ve aynı iş bir hafta sonra baştan yapılır.
- 15Video kanalını sohbetle yönetmekVideo yayınlayan ekip başlık, açıklama, etiket ve yorumlar için ayrı ekranlar arasında gezinir. Her video için aynı tur tekrarlandığından yayın sıklığı düşer.
- 16Müşteri programına sohbet penceresi bağlamakMüşteri ilişkileri programını kullanan temsilci aynı soruyu gün içinde defalarca yanıtlar ve her seferinde kaydı elle arar. Yanıt süresi uzadıkça müşteri ikinci kez yazar, aynı iş iki kez yapılır.
- 17Peş peşe gelen mesajları tek soruda toplamakMüşteri düşüncesini üç ayrı mesaja bölerek yazar; sıradan bir yanıtlayıcı her parçaya ayrı ve yarım cevap verir. Konuşma dağılır, müşteri anlaşılmadığını düşünüp bırakır.
- 18Güvenlik taramasını ekip kanalından başlatmakZafiyet taraması için bilişim sorumlusu ayrı bir panele girer, taramayı başlatır, bitmesini bekler ve sonucu elle ekibe iletir. Bu adımlar yüzünden tarama düzenli değil, ancak sorun çıkınca yapılır.
- 19Asistana şirkete özel araçlar tanımlamakHazır asistan yalnızca konuşur; fiyat hesaplama, kayıt açma, teklif çıkarma gibi şirkete özgü işleri yapamaz. Çalışan cevabı asistandan alır ama işlemi yine elle yapmak zorunda kalır.
- 20Yazı, ses ve görseli birlikte anlamakMüşteri bazen yazar, bazen sesli not gönderir, bazen ekran görüntüsü atar. Yanıtlayan kişi sesi dinlemek, görsele bakmak ve sonra yazmak için üç ayrı iş yapar; sesli notlar çoğu zaman sona bırakılır.
- 21Mesajlaşma uygulamasından çalışan asistanBilgiye ulaşmak için ayrı bir panele girmek gerektiğinde, sahadaki veya yoldaki çalışan bunu ertesi güne bırakır. Panel açılmadığı için de o bilgi hiç kullanılmaz.
- 22Sesle konuşulan ve hatırlayan asistanSesle gelen soruda biri dinler, not alır, cevaplar. Önceki konuşma hiçbir yerde tutulmadığı için arayan kişi kim olduğunu ve ne istediğini her seferinde baştan anlatır.
- 23Siteye soru yanıtlayan pencere koymakSiteye gelen ziyaretçi sorusunu soracak yer bulamaz, iletişim formunu doldurur ve yanıt ertesi güne kalır. Karar o arada verildiği için form çoğu zaman boşa gider.
- 24Ortak yanıt görevlisini tek yerde tutmakHer yeni otomasyonda yanıt üretme mantığı baştan kurulur. Metin ya da kural değişince biri güncellenir, ötekiler eski hâlde kalır ve müşteriye iki farklı cevap gider.
- 25Emin olamadığında insana sormakKendi başına karar veren bir sistem bilmediği yerde durmak yerine makul görünen bir şey uydurur. Yanlış cevap müşteriye gider ve genelde hata büyüyene kadar kimse fark etmez.
- 26Yazılım değişikliklerini otomatik incelemekHer kod değişikliğini kıdemli bir geliştiricinin okuması gerekir. O kişi meşgulken sıraya giren değişiklikler günlerce bekler ve iş bir kişide tıkanır.
- 27Veritabanına arka arkaya soru sormakRapor isteyen kişi bilişimden sorgu ister ve sırasını bekler. Rapor gelince akla düşen küçük bir ek soru için yeni bir talep açılır, bekleme baştan başlar.
- 28Konuşma geçmişini kalıcı saklamakÇoğu sohbet asistanı pencere kapanınca her şeyi unutur. Müşteri ertesi gün geri geldiğinde kim olduğunu ve ne konuşulduğunu baştan anlatır; ekip de o konuşmayı hiç göremez.
- 29Paylaşım metnini hazırlayıp kaydetmekSosyal medya sorumlusu her görsel için metni yazar, etiketleri seçer, sonra ayrı bir tabloya işler. Son adım sıkıcı olduğu için atlanır ve ne yayınlandığının kaydı tutulmaz.
- 30Asistanın konuşmayı hatırlamasıHafızası olmayan asistan her mesajı sıfırdan okur. Müşteri iki cümle sonra kendini tekrar etmek zorunda kalır ve konuşma kısırlaşır.
- 31Topluluk kanalında soru yanıtlamakTopluluk veya ekip kanalında aynı sorular sürekli döner; yanıtlayan kişi gün içinde defalarca aynı açıklamayı yazar. Yeni gelenler yanıt bulamayınca kanalı terk eder.
- 32Kayıtlı erişim bilgilerini denetlemekHangi sisteme kimin erişimi var, hangi anahtar nerede kullanılıyor sorusuna cevap vermek için biri ayarları tek tek açıp not alır. İşten ayrılan birinin erişimi bu yüzden aylarca açık kalabilir.
- 33Her veri kaynağına tek yerden sormakBilgi farklı programlara dağılmıştır: biri muhasebede, biri tabloda, biri ortak klasörde. Soru soran kişi hangi ekrana bakacağını bilmediği için işi bilene sorar ve o kişi gün boyu yönlendirme yapar.
- 34Ortak klasördeki belgelerden cevap almakYönetmelik, fiyat listesi, sözleşme örneği ortak klasörde durur ama kimse hangi dosyanın güncel olduğunu bilmez. Çalışan doğru dosyayı aramak yerine kıdemli birine sorar ve o kişi günde onlarca kez aynı dosyayı gösterir.
- 35Mesajdan iş yaptırabilen asistanSıradan bir yanıtlayıcı yalnızca konuşur. Randevu açma, kayıt sorgulama, durum güncelleme gibi işler için kişi mesajı bırakıp bilgisayar başına geçer; iş iki parçaya bölünür.
- 36Kurumsal veritabanına düz cümleyle sormakRakam isteyen yönetici bilişimden sorgu bekler. Bekleme uzadıkça soru sorulmaz hâle gelir ve kararlar veriye bakılmadan alışkanlıkla verilir.
- 37Asistanı başka bir yazılımdan çağırmakŞirketin kullandığı programın içinden akıllı bir yanıt almak gerekir; bunun için her program için ayrı bir asistan kurulur. Kurulumlar çoğalınca hangisinin ne dediği birbirinden ayrılır.
- 38Veriyle konuşmanın en yalın kurulumuVeri soruları şirkette tek bir kişiye düşer; o kişi izinliyken ya da toplantıdayken rakam beklemeye girer. "Önce küçük bir şey deneyelim" denen işler ise büyük kurulum beklentisi yüzünden hiç başlamaz.
- 39Güncel bilgiyi internetten doğrulayan asistanEğitildiği tarihte kalmış bir asistan güncel fiyatı, yeni mevzuatı ya da bugünkü haberi bilmez. Emin bir dille verdiği eski cevap doğru sanılır ve karar ona göre alınır.
- 40Hava durumunu işe bağlayan asistanSaha, lojistik veya etkinlik planlayan kişi hava sitesine bakar, kendi yorumlar ve kararı verir. Bu bakış hiçbir yere yazılmadığı için ertesi gün aynı iş baştan yapılır.
- 41Belge biçimli kayıtlara soru sormakHer kaydın alanları farklı olduğunda tablo mantığıyla rapor alınamaz. Basit bir sayım için bile sorgu yazacak birinin boşa çıkması beklenir.
- 42Dosya yükleyip üstünden asistan kurmakBir kılavuzu ya da katalogu ekibe aktarmak için biri özet çıkarır, sunum yapar, sonra aynı soruları haftalarca tek tek yanıtlar. Dosya güncellendiğinde bu turun tamamı tekrarlanır.
- 43Temel soru yanıtlama asistanıEkipteki tekrar eden sorular hep aynı kişiye gider. O kişi gün içinde kendi işine dönemez, soranlar da her seferinde uygun anı kollamak zorunda kalır.
- 44Ekip kanalına asistan eklemekEkip içi sorular kanalda sorulur ama yanıtı bilen kişi toplantıdadır. Mesaj saatlerce yanıtsız kalır ve soran kişi o işi askıya alır.
- 45Model seçimini değiştirilebilir tutmakTek bir yapay zeka sağlayıcısına gömülü kurulumda fiyat artınca ya da servis kesilince iş durur. Geçiş yapmak için akışın tamamı yeniden kurulur.
- 46En küçük çalışan asistan kurulumu"Bir deneyelim" denen işler, büyük bir kurulum gerekeceği sanıldığı için hiç başlamaz. Aylar süren değerlendirme sonunda hiçbir şey denenmemiş olur.
- 47Telefondan sesle iş başlatmakYoldayken veya sahadayken bilgi almak için telefonda uygulama açmak, giriş yapmak ve yazmak gerekir. Çoğu kişi bu yüzden işi ofise dönünce yapmak üzere erteler ve sonra unutur.
- 48Veriyi dışarı çıkarmadan asistan çalıştırmakHasta kaydı, müşteri sözleşmesi veya personel dosyası dışarıdaki bir hizmete gönderilemediği için birçok şirket asistan fikrinden tamamen vazgeçer. Sorun teknik değil, verinin nereye gittiğidir.
Nasıl çalışıyor
Bu ailedeki işlerin adım dizisi
Sohbet tetikli
Sunucuları sohbet üzerinden yönetmek
27 adım
- Ziyaretçi mesaj yazar
- Yapay zeka karar verir ve araç kullanır
- Birden fazla yola ayrılır
- Dış sisteme bağlanılır
- Koşula göre ayrılır
- Özel kural çalıştırılır
- 1 adım türü daha
Dış istek tetikli
Güvenlik sertifikalarını ekip kanalından sorgulamak
26 adım
- Dış sistemden istek gelir
- Alanlar düzenlenir
- Birden fazla yola ayrılır
- Çağırana yanıt döner
- Dış sisteme bağlanılır
- Ara durak
- 5 adım türü daha
Bu ailede
Sizdeki hâli biraz farklı olacak.
Buradaki 48 iş birer başlangıç noktası. Sizin sisteminize, belge biçiminize ve onay zincirinize göre yeniden kurulur; adımların bir kısmı aynı kalır, bir kısmı değişir.