Zamanlanmış tetikli
Bekleyen randevu taleplerine dönüş
24 adım
- Belirlenen saatte kendiliğinden başlar
- Kayıt tablosuna işlenir
- Yapay zeka metni işler
- Kısa mesaj gönderilir
Toplantı, takvim ve randevu · 03 / 12
Toplantı kararlarını göreve dönüştürme
Toplantıda "bunu sen halledersin" denen işler kimsenin listesine girmiyor; takip etmek için birinin toplantı dökümünü açıp takvimle karşılaştırması ve her maddeyi tek tek görev olarak açması gerekiyor. Sonuçta bir sonraki toplantının yarısı geçen toplantıda ne dendiğini hatırlamaya gidiyor.
Otomatikleşince ne değişir
Takvimdeki toplantı ile bulut deposunda duran kayıt eşleştirilir, konuşulanlardan çıkan işler sorumlusu ve tarihiyle yazılı hale gelir; takip listesi toplantı biter bitmez hazırdır.
Çalışırken
Elle tetikli · 19 adım · 6 farklı adım türü
Yukarıdaki liste, akışın 19 adımı boyunca geçtiği 6 farklı adım türünü sırasıyla gösterir; aynı tür birden çok kez tekrarlanabildiği için liste toplam adım sayısından kısadır. Ok tuşlarıyla gezebilir, boşluk tuşuyla durdurabilirsiniz.
Toplantı kararı bugün nasıl göreve dönüşüyor?
Toplantıda bunu sen halledersin denen işler kimsenin listesine otomatik girmiyor. Takip etmek isteyen biri toplantı dökümünü açıp takvimle karşılaştırıyor, her maddeyi tek tek görev olarak açıyor. Bu iş genelde ertelendiği için hiç yapılmıyor.
Görev açılmayınca ne oluyor?
Karar yalnızca toplantı tutanağında kalıyor, kimsenin yapılacaklar listesine düşmüyor. Bir sonraki toplantının yarısı geçen toplantıda ne konuşulduğunu hatırlamaya gidiyor. İş ilerlemiyor çünkü kimsenin üstüne resmen yazılmıyor.
Sistem kurulunca ne değişir?
Takvimdeki toplantı ile bulut deposunda duran kayıt eşleştiriliyor, konuşulanlardan çıkan işler sorumlusu ve tarihiyle yazılı hâle geliyor. Takip listesi toplantı biter bitmez hazır oluyor. Kimse dökümü elle taramıyor.
Sık sorulanlar
Bu iş hakkında sorulanlar
- Sorumlu kişi kaydın içinden nasıl anlaşılıyor?
- Konuşma metninde kimin adının hangi işle birlikte geçtiğine bakılıyor. Net söylenmemişse görev sorumlusuz olarak işaretleniyor, tahmin yürütülmüyor. Sorumlu ataması isteniyorsa bu aşamada elle tamamlanabiliyor.
- Görev hangi araca yazılıyor?
- Şirketin kullandığı proje takip aracına yazılıyor; hangi aracın kullanılacağı kurulumda belirleniyor. Ayrı bir araç kullanılmıyorsa e-posta ya da tabloya da yazılabiliyor. Format ihtiyaca göre uyarlanıyor.
- Yanlış bir görev açılırsa ne olur?
- Açılan görev normal bir görev kaydı gibi elle düzenlenebiliyor ya da silinebiliyor. Sistem düzeltmeyi engellemiyor, ilk açmayı hızlandırıyor. Sık yapılan yanlış eşleşmeler kurulum sırasında ek kurala dönüştürülebiliyor.
- Her toplantıdan görev çıkarılıyor mu?
- Hangi toplantı türlerinin bu sürece dahil olacağı kurulumda tanımlanıyor. Bilgilendirme amaçlı toplantılar kapsam dışı bırakılabiliyor. Yeni bir toplantı türü eklemek mevcut kurulumu bozmuyor, sonradan da tanımlanabiliyor.
- Ne kadar sürede kurulur?
- Tek takvim ve tek proje aracıyla kurulum birkaç günle ölçülüyor. Birden fazla araç ya da özel eşleştirme kuralları süreyi uzatıyor. Kesin süre, mevcut toplantı ve görev düzeni incelendikten sonra yazılı olarak veriliyor.
Şeffaflık
Bu, sizin için kurulmuş bir iş değil — kurulabilecek bir iş.
Yukarıdaki adımlar çalışan bir iş akışı tanımından çıkarıldı. Sizin şirketinizde kurulduğunda adımların bir kısmı aynı kalır, bir kısmı sizin sisteminize göre değişir: hangi tabloya yazılacağı, kimin onaylayacağı, hangi belge biçimini okuyacağı. Görüşmede bunu birlikte çıkarıyoruz.
Aynı ailede
Toplantı, takvim ve randevu ailesindeki diğer işler
Elle tetikli
Toplantı kaydından özet ve görev listesi
22 adım
- Elle başlatılır
- Kayıtlar süzülür
- Dış sisteme bağlanılır
- Alanlar düzenlenir
- Kayıtlar gruplar hâlinde işlenir
- Dosyanın içindeki metin çıkarılır
- 4 adım türü daha