Zamanlanmış tetikli
Bekleyen randevu taleplerine dönüş
24 adım
- Belirlenen saatte kendiliğinden başlar
- Kayıt tablosuna işlenir
- Yapay zeka metni işler
- Kısa mesaj gönderilir
Toplantı, takvim ve randevu · 05 / 12
E-postadan toplantı saati ayarlama
"Salı öğleden sonra müsait misiniz?" e-postası basit görünür ama takvimi açmayı, boşluğa bakmayı, cevap yazmayı ve sonra daveti ayrıca oluşturmayı gerektirir. Tek bir görüşme için üç dört e-postalık tarih pazarlığı çıkar ve bu pazarlık günlerce sürebilir.
Otomatikleşince ne değişir
Gelen e-postanın toplantı talebi olup olmadığı anlaşılır, takvimdeki boş saatlere göre öneri hazırlanır ve yanıt aynı e-posta zincirinde döner; onaylanan saat takvime işlenir.
Çalışırken
E-posta gelince tetikli · 17 adım · 5 farklı adım türü
Yukarıdaki liste, akışın 17 adımı boyunca geçtiği 5 farklı adım türünü sırasıyla gösterir; aynı tür birden çok kez tekrarlanabildiği için liste toplam adım sayısından kısadır. Ok tuşlarıyla gezebilir, boşluk tuşuyla durdurabilirsiniz.
Toplantı saati bugün nasıl ayarlanıyor?
Salı öğleden sonra müsait misiniz e-postası basit görünüyor ama takvimi açmayı, boşluğa bakmayı, cevap yazmayı ve daveti ayrıca oluşturmayı gerektiriyor. Tek bir görüşme için üç dört e-postalık tarih pazarlığı çıkabiliyor.
Pazarlık uzadığında ne oluyor?
Her taraf kendi takvimine bakıp cevap yazdığı için bu yazışma günlerce sürebiliyor. Bu süre boyunca görüşme başlamamış oluyor, iş bekliyor. Bazen taraflardan biri cevap vermeyi unutup süreç sessizce düşüyor.
Sistem kurulunca ne değişir?
Gelen e-postanın toplantı talebi olup olmadığı anlaşılıyor, takvimdeki boş saatlere göre öneri hazırlanıyor ve yanıt aynı e-posta zincirinde dönüyor. Onaylanan saat takvime işleniyor. Tarih pazarlığı tek bir yanıta iniyor.
Sık sorulanlar
Bu iş hakkında sorulanlar
- Takvimdeki gizli veya özel toplantılar görünüyor mu?
- Hayır, sistem yalnızca o saatin dolu ya da boş olduğunu görüyor, toplantının içeriğini okumuyor. Özel işaretlenmiş etkinlikler de dolu sayılıyor. Bu, mevcut takvim uygulamasının kendi gizlilik ayarına bağlı kalıyor.
- Karşı taraf farklı saat önerirse ne olur?
- Sistem gelen yeni öneriyi okuyup takvimle tekrar karşılaştırıyor ve uygun bir yanıt hazırlıyor. Pazarlık birkaç tur sürebiliyor, her turu sistem yönetiyor. İnsan yalnızca son onayda ya da anlaşmazlıkta devreye giriyor.
- Yanlış saat önerirse ne olur?
- Öneri gönderilmeden önce görüntülenmesi isteniyorsa bu kurulumda ayarlanabiliyor. Yanlış bir öneri fark edilirse elle düzeltilip yeniden gönderilebiliyor. Sistem takvimdeki gerçek boşluğa göre öneri kurduğu için hata riski düşük.
- Birden fazla kişinin takvimi birlikte kontrol edilebiliyor mu?
- Evet, toplantıya birden fazla kişi katılacaksa herkesin müsaitliği aynı anda kontrol edilip ortak boş saat öneriliyor. Kimlerin takviminin kontrol edileceği kurulumda tanımlanıyor. Yeni bir katılımcı eklemek süreci bozmuyor.
- Ne kadar sürede kurulur?
- Tek takvim ve standart bir e-posta akışıyla kurulum birkaç günle ölçülüyor. Birden fazla katılımcının takviminin birleştirilmesi süreyi uzatıyor. Kesin süre, mevcut e-posta ve takvim düzeni incelendikten sonra yazılı olarak veriliyor.
Şeffaflık
Bu, sizin için kurulmuş bir iş değil — kurulabilecek bir iş.
Yukarıdaki adımlar çalışan bir iş akışı tanımından çıkarıldı. Sizin şirketinizde kurulduğunda adımların bir kısmı aynı kalır, bir kısmı sizin sisteminize göre değişir: hangi tabloya yazılacağı, kimin onaylayacağı, hangi belge biçimini okuyacağı. Görüşmede bunu birlikte çıkarıyoruz.
Aynı ailede
Toplantı, takvim ve randevu ailesindeki diğer işler
Elle tetikli
Toplantı kaydından özet ve görev listesi
22 adım
- Elle başlatılır
- Kayıtlar süzülür
- Dış sisteme bağlanılır
- Alanlar düzenlenir
- Kayıtlar gruplar hâlinde işlenir
- Dosyanın içindeki metin çıkarılır
- 4 adım türü daha