Zamanlanmış tetikli
Bekleyen randevu taleplerine dönüş
24 adım
- Belirlenen saatte kendiliğinden başlar
- Kayıt tablosuna işlenir
- Yapay zeka metni işler
- Kısa mesaj gönderilir
Toplantı, takvim ve randevu · 12 / 12
Günün toplantılarını ekibe özetleme
Gün içinde üç dört toplantı oluyor; katılmayan ekip üyeleri ne konuşulduğunu ancak birine sorarak öğreniyor, çoğu zaman da sormuyor. Aynı konu bir hafta sonra sıfırdan tekrar konuşuluyor.
Otomatikleşince ne değişir
Gün sonunda o günkü toplantıların özeti ekibin kullandığı kanala kendiliğinden düşer; katılmayan da ne konuşulduğunu okuyabilir.
Çalışırken
Zamanlanmış tetikli · 5 adım · 3 farklı adım türü
Yukarıdaki liste, akışın 5 adımı boyunca geçtiği 3 farklı adım türünü sırasıyla gösterir; aynı tür birden çok kez tekrarlanabildiği için liste toplam adım sayısından kısadır. Ok tuşlarıyla gezebilir, boşluk tuşuyla durdurabilirsiniz.
Toplantı özeti bugün ekibe nasıl ulaşıyor?
Gün içinde üç dört toplantı oluyor. Katılmayan ekip üyeleri ne konuşulduğunu ancak birine sorarak öğreniyor, çoğu zaman da sormuyor. Bilgi, sormayı akıl eden birkaç kişiye kalıyor.
Bilgi paylaşılmayınca ne oluyor?
Aynı konu bir hafta sonra sıfırdan tekrar konuşuluyor. Katılmayan kişi kararın nasıl alındığını bilmediği için kendi işini o karara göre şekillendiremiyor. Ekip aynı bilgiye sahip olmadan ilerliyor.
Sistem kurulunca ne değişir?
Gün sonunda o günkü toplantıların özeti ekibin kullandığı kanala kendiliğinden düşüyor. Katılmayan kişi de ne konuşulduğunu okuyabiliyor. Bilgi sormaya gerek kalmadan ulaşıyor.
Sık sorulanlar
Bu iş hakkında sorulanlar
- Özet tüm toplantıları mı kapsıyor?
- Hangi toplantıların özete dahil edileceği kurulumda tanımlanıyor; hassas ya da kişisel görüşmeler kapsam dışı bırakılabiliyor. Varsayılan olarak ekip takvimindeki iş toplantıları kapsanıyor. Bu kapsam sonradan değiştirilebiliyor.
- Özet ne kadar uzun oluyor?
- Her toplantı birkaç cümleyle özetleniyor, ayrıntı isteyen tam kaydına bakabiliyor. Amaç kimin neyi kaçırdığını göstermek, toplantıyı yeniden anlatmak değil bu. Uzunluk kurulumda ayarlanabiliyor, ekip isterse daha kısa ya da daha ayrıntılı olabiliyor.
- Hangi kanala düşüyor?
- Ekibin zaten kullandığı mesajlaşma kanalına düşüyor; Slack, Microsoft Teams ya da benzeri bir kanal olabiliyor. Hangi kanalın kullanılacağı kurulumda seçiliyor. Farklı ekipler için farklı kanal da tanımlanabiliyor.
- Kayıt alınmayan toplantı da özetlenebiliyor mu?
- Hayır, özet konuşma kaydına dayanıyor; kayıt yoksa özetlenecek bir kaynak da yok. Toplantı platformunun kayıt özelliği açık olduğu sürece bu sorun oluşturmuyor. Kayıtsız toplantılar için özet elle yazılmaya devam ediyor.
- Ne kadar sürede kurulur?
- Tek toplantı platformu ve tek ekip kanalıyla kurulum birkaç günle ölçülüyor. Birden fazla platform ya da farklı ekiplere özel kapsam süreyi uzatıyor. Kesin süre, mevcut toplantı düzeni incelendikten sonra yazılı olarak veriliyor.
Şeffaflık
Bu, sizin için kurulmuş bir iş değil — kurulabilecek bir iş.
Yukarıdaki adımlar çalışan bir iş akışı tanımından çıkarıldı. Sizin şirketinizde kurulduğunda adımların bir kısmı aynı kalır, bir kısmı sizin sisteminize göre değişir: hangi tabloya yazılacağı, kimin onaylayacağı, hangi belge biçimini okuyacağı. Görüşmede bunu birlikte çıkarıyoruz.
Aynı ailede
Toplantı, takvim ve randevu ailesindeki diğer işler
Elle tetikli
Toplantı kaydından özet ve görev listesi
22 adım
- Elle başlatılır
- Kayıtlar süzülür
- Dış sisteme bağlanılır
- Alanlar düzenlenir
- Kayıtlar gruplar hâlinde işlenir
- Dosyanın içindeki metin çıkarılır
- 4 adım türü daha