Toplantı, takvim ve randevu
Randevu takip sistemi nasıl kurulur
Randevu talebini almaktan hatırlatma göndermeye, iptal ve yeniden planlamayı yönetmeye kadar randevu sürecinin tamamını otomatikleştiren sistemi nasıl kurduğumuzu anlatıyoruz.
Randevu bugün nasıl takip ediliyor?
Randevu talebi telefonla, mesajla ya da web formundan geliyor; birisi bunu bir takvime elle işliyor. Aynı saate iki randevu düşmesi, takvime bakan kişi meşgulken talep atlanmasıyla oluyor. Hatırlatma yapılmadığında randevuya gelinmiyor.
Randevu sayısı arttığında ne oluyor?
Günde birkaç randevu elle takip edilebiliyor. Günde onlarca randevu olduğunda çakışma ve unutma riski artıyor. Takvime bakan kişi izinliyken randevu talepleri cevapsız kalıyor.
Sistem kurulunca ne değişir?
Randevu talebi geldiği anda müsaitlik kontrol edilip takvime işleniyor. Yaklaşan randevu için hatırlatma otomatik gidiyor. İptal ya da yeniden planlama isteği de aynı hattan işlenebiliyor.
Sizin takviminiz için
Günde kaç randevu, kaç takvim — önce onu çıkaralım
Randevu hacmi, kaç ayrı takvimin yönetildiği ve hatırlatmanın hangi kanaldan gideceği kurulumun kapsamını belirliyor.
Ön ölçümü biz yapıyoruz. Mevcut randevu düzeninizi dinliyoruz, süreyi yazılı veriyoruz. Karar sonra sizde kalıyor.
Sık sorulanlar
Randevu takip hakkında sorulanlar
- Çakışan randevu olabiliyor mu?
- Sistem yeni bir randevu işlemeden önce o saatin müsait olup olmadığını kontrol ediyor, çakışan bir talep varsa bunu bildirip alternatif saat öneriyor. Bu kontrol elle takipte kolayca atlanan bir adım. Müsaitlik kuralları kurulumda birlikte tanımlanıyor.
- Hatırlatma hangi kanaldan gidiyor?
- Mesaj, e-posta ya da otomatik arama gibi kanallardan gönderilebiliyor. Hangi kanalın kullanılacağı ve hatırlatmanın kaç gün ya da saat önce yapılacağı kurulumda belirleniyor. Birden fazla kanal aynı anda da kullanılabiliyor.
- İptal ya da yeniden planlama nasıl işleniyor?
- Randevu sahibi kendisine gelen mesajdan iptal ya da yeniden planlama talebinde bulunabiliyor. Sistem boşalan saati takvimden düşürüyor ve isteniyorsa bekleme listesindeki bir sonraki kişiye haber veriyor. Bu akış kurulum sırasında birlikte tasarlanıyor.
- Birden fazla kişinin takvimi aynı anda yönetilebiliyor mu?
- Evet, birden fazla kişinin ya da kaynağın (oda, cihaz, hekim) takvimi aynı sistemde ayrı ayrı tutulabiliyor. Bir randevu doğru kişiye ve doğru kaynağa atanıyor. Yeni bir takvim eklemek mevcut yapıyı bozmuyor.
- Ne kadar sürede kurulur?
- Tek takvim ve standart bir hatırlatma kuralıyla kurulum birkaç günle ölçülüyor. Birden fazla takvim ya da özel bekleme listesi kuralları süreyi uzatıyor. Kesin süre, mevcut randevu düzeni incelendikten sonra yazılı olarak veriliyor.
Sırada
Randevu düzeninizi anlatın, süreyi yazılı verelim.
Günde kaç randevu, kaç takvim, hangi kanaldan hatırlatma — bunları bilmeden süre vermiyoruz. Ön ölçüm ücretsiz.