Zamanlanmış tetikli
Bekleyen randevu taleplerine dönüş
24 adım
- Belirlenen saatte kendiliğinden başlar
- Kayıt tablosuna işlenir
- Yapay zeka metni işler
- Kısa mesaj gönderilir
Toplantı, takvim ve randevu · 09 / 12
Toplantı çıktılarını proje kaydına işleme
Toplantıda konuşulan iş, proje takip tablosuna ancak birisi oturup elle girerse geçiyor. Genelde geçmediği için tablo ile toplantıda anlatılan durum birbirini tutmuyor ve haftalık değerlendirme yanlış veriyle yapılıyor.
Otomatikleşince ne değişir
Toplantı kaydı çözümlenip her madde ilgili projenin satırına yazılır; proje tablosu toplantıyla aynı gün güncel olur, kimse ayrıca güncelleme mesaisi harcamaz.
Çalışırken
Alt akış tetikli · 10 adım · 3 farklı adım türü
Yukarıdaki liste, akışın 10 adımı boyunca geçtiği 3 farklı adım türünü sırasıyla gösterir; aynı tür birden çok kez tekrarlanabildiği için liste toplam adım sayısından kısadır. Ok tuşlarıyla gezebilir, boşluk tuşuyla durdurabilirsiniz.
Toplantı çıktısı bugün proje tablosuna nasıl giriyor?
Toplantıda konuşulan iş, proje takip tablosuna ancak birisi oturup elle girerse geçiyor. Bu adım genellikle atlanıyor. Tablo ile toplantıda anlatılan durum bu yüzden birbirini tutmuyor.
Tablo güncel kalmayınca ne oluyor?
Haftalık değerlendirme toplantısı, gerçek durumu değil tablodaki eski bilgiyi konuşuyor. Yanlış bilgiyle alınan karar gerçek duruma uymuyor. Tabloyu güncellemek için ayrıca zaman ayrılması gerekiyor, bu da genelde ertelenen bir iş oluyor.
Sistem kurulunca ne değişir?
Toplantı kaydı çözümlenip her madde ilgili projenin satırına yazılıyor. Proje tablosu toplantıyla aynı gün güncel oluyor. Kimse ayrıca güncelleme mesaisi harcamıyor.
Sık sorulanlar
Bu iş hakkında sorulanlar
- Hangi proje takip aracıyla çalışıyor?
- Şirketin zaten kullandığı proje takip aracına yazıyor; hangi aracın bağlanacağı kurulum sırasında belirleniyor. Ayrı bir araç yoksa tabloya yazma olarak da kurulabiliyor. Araç değişikliği sonradan da yapılabiliyor.
- Bir madde yanlış projeye yazılırsa ne olur?
- Kayıt normal bir proje kaydı gibi elle taşınabiliyor ya da düzeltilebiliyor. Sistem düzeltmeyi engellemiyor, ilk yazımı hızlandırıyor. Sık yapılan yanlış eşleşmeler kurulum sırasında ek bir kurala dönüştürülebiliyor.
- Hangi toplantı hangi projeye ait olduğunu nasıl biliyor?
- Toplantı başlığı, katılımcılar ya da takvim etiketi gibi bilgilerden eşleştirme yapılıyor. Eşleştirme kuralı kurulum sırasında birlikte tanımlanıyor. Emin olunamayan bir toplantı işaretlenip insana bırakılıyor.
- Birden fazla proje aynı toplantıda konuşulursa ne olur?
- Toplantı kaydı konuya göre bölünüp ilgili maddeler kendi projesine yazılabiliyor. Bu ayrım kurulum sırasında tanımlanan kurallara göre yapılıyor. Karmaşık durumlarda insan onayı ek bir adım olarak eklenebiliyor.
- Ne kadar sürede kurulur?
- Tek proje aracı ve standart bir eşleştirme kuralıyla kurulum birkaç günle ölçülüyor. Birden fazla araç ya da karmaşık eşleştirme süreyi uzatıyor. Kesin süre, mevcut proje ve toplantı düzeni incelendikten sonra yazılı olarak veriliyor.
Şeffaflık
Bu, sizin için kurulmuş bir iş değil — kurulabilecek bir iş.
Yukarıdaki adımlar çalışan bir iş akışı tanımından çıkarıldı. Sizin şirketinizde kurulduğunda adımların bir kısmı aynı kalır, bir kısmı sizin sisteminize göre değişir: hangi tabloya yazılacağı, kimin onaylayacağı, hangi belge biçimini okuyacağı. Görüşmede bunu birlikte çıkarıyoruz.
Aynı ailede
Toplantı, takvim ve randevu ailesindeki diğer işler
Elle tetikli
Toplantı kaydından özet ve görev listesi
22 adım
- Elle başlatılır
- Kayıtlar süzülür
- Dış sisteme bağlanılır
- Alanlar düzenlenir
- Kayıtlar gruplar hâlinde işlenir
- Dosyanın içindeki metin çıkarılır
- 4 adım türü daha