Zamanlanmış tetikli
Bekleyen randevu taleplerine dönüş
24 adım
- Belirlenen saatte kendiliğinden başlar
- Kayıt tablosuna işlenir
- Yapay zeka metni işler
- Kısa mesaj gönderilir
Toplantı, takvim ve randevu · 04 / 12
Randevu talebini takvime almadan eleme
Siteden gelen her randevu talebi aynı kefeye giriyor; birinin tek tek okuyup "bu bize uygun mu, hangi departmanın işi, acil mi" diye karar vermesi ve uygun olmayanlara nazikçe dönmesi gerekiyor. Bu ayıklama yapılmadığında takvim, ilk beş dakikada biteceği belli görüşmelerle doluyor.
Otomatikleşince ne değişir
Form doldurulur doldurulmaz talebin içeriğine göre yol ayrılır; uygun olan doğrudan randevu adımına geçer, uygun olmayana gerekçesiyle birlikte bilgilendirme yanıtı döner.
Çalışırken
Form doldurulunca tetikli · 19 adım · 6 farklı adım türü
Yukarıdaki liste, akışın 19 adımı boyunca geçtiği 6 farklı adım türünü sırasıyla gösterir; aynı tür birden çok kez tekrarlanabildiği için liste toplam adım sayısından kısadır. Ok tuşlarıyla gezebilir, boşluk tuşuyla durdurabilirsiniz.
Randevu talebi bugün nasıl değerlendiriliyor?
Siteden gelen her talep aynı kefeye giriyor. Biri tek tek okuyup bu bize uygun mu, hangi departmanın işi, acil mi diye karar veriyor, uygun olmayanlara nazikçe dönüyor. Bu ayıklama zaman alıyor ve genelde geç yapılıyor.
Ayıklama yapılmayınca ne oluyor?
Takvim, ilk beş dakikada biteceği belli görüşmelerle doluyor. Gerçekten değerli bir talep, uygun olmayan bir talebin arkasında sıraya giriyor. Zaman uygun olmayan görüşmelere gidiyor.
Sistem kurulunca ne değişir?
Form doldurulur doldurulmaz talebin içeriğine göre yol ayrılıyor. Uygun olan doğrudan randevu adımına geçiyor, uygun olmayana gerekçesiyle birlikte bilgilendirme yanıtı dönüyor. Takvim yalnızca uygun taleplerle doluyor.
Sık sorulanlar
Bu iş hakkında sorulanlar
- Uygunluk kriterini kim belirliyor?
- Kriterler kurulum sırasında sizinle birlikte yazılı olarak tanımlanıyor; bütçe aralığı, iş türü, bölge gibi ölçütler olabiliyor. Sistem bu tanımın dışına çıkmıyor. Kriterler zamanla değiştirilebiliyor.
- Elenen talep tamamen kayboluyor mu?
- Hayır, elenen talep de kayıt altına alınıyor, yalnızca doğrudan randevuya geçmiyor. İstenirse elenen talepler ayrıca gözden geçirilebiliyor. Hiçbir talep sessizce silinmiyor, geri dönüp bakmak her zaman mümkün kalıyor.
- Sınırda kalan bir talep olursa ne olur?
- Sistem emin olamadığı bir talebi otomatik elemiyor, insana yönlendiriyor. Hangi durumların sınırda sayılacağı kurulumda tanımlanıyor. Bu, yanlışlıkla değerli bir talebi kaybetmemek için konan bir güvenlik önlemi.
- Bilgilendirme yanıtı ne kadar kişisel?
- Yanıt, talebin hangi gerekçeyle uygun bulunmadığını belirtiyor, düz bir ret şablonu olmuyor. Gerekçe kurulumda tanımlanan kategorilere göre otomatik seçiliyor. Bu, kişiyle kaba bir şekilde ilgilenilmediği hissini azaltıyor.
- Ne kadar sürede kurulur?
- Standart bir form ve birkaç uygunluk kriteriyle kurulum birkaç günle ölçülüyor. Çok sayıda kriter ya da departmana göre farklı kural süreyi uzatıyor. Kesin süre, mevcut form ve kriterler incelendikten sonra yazılı olarak veriliyor.
Şeffaflık
Bu, sizin için kurulmuş bir iş değil — kurulabilecek bir iş.
Yukarıdaki adımlar çalışan bir iş akışı tanımından çıkarıldı. Sizin şirketinizde kurulduğunda adımların bir kısmı aynı kalır, bir kısmı sizin sisteminize göre değişir: hangi tabloya yazılacağı, kimin onaylayacağı, hangi belge biçimini okuyacağı. Görüşmede bunu birlikte çıkarıyoruz.
Aynı ailede
Toplantı, takvim ve randevu ailesindeki diğer işler
Elle tetikli
Toplantı kaydından özet ve görev listesi
22 adım
- Elle başlatılır
- Kayıtlar süzülür
- Dış sisteme bağlanılır
- Alanlar düzenlenir
- Kayıtlar gruplar hâlinde işlenir
- Dosyanın içindeki metin çıkarılır
- 4 adım türü daha