E-posta gelince tetikli
Gelen e-postayı yanıtla ve kayda geç
40 adım
- Gelen e-posta yakalanır
- Alanlar düzenlenir
- Birden fazla yola ayrılır
- Koşula göre ayrılır
- Ara durak
- Özet değeri hesaplanır
- 6 adım türü daha
E-posta triyajı ve yanıt · 07 / 34
Gelen kutusunu uçtan uca işlet
Bir e-postanın okunması, sınıflandırılması, yanıtlanması ve arşive kaldırılması dört ayrı elle işlem. Sorumlu kişi izne çıktığında dördü birden duruyor.
Otomatikleşince ne değişir
Okuma, sınıflandırma, yanıt hazırlama ve arşivleme tek bir zincirde ilerler; kutu kişinin masada olmasını beklemez.
Çalışırken
E-posta gelince tetikli · 22 adım · 8 farklı adım türü
Yukarıdaki liste, akışın 22 adımı boyunca geçtiği 8 farklı adım türünü sırasıyla gösterir; aynı tür birden çok kez tekrarlanabildiği için liste toplam adım sayısından kısadır. Ok tuşlarıyla gezebilir, boşluk tuşuyla durdurabilirsiniz.
Gelen kutusu bugün kaç ayrı adımdan geçiyor?
Bir e-postanın okunması, sınıflandırılması, yanıtlanması ve arşive kaldırılması dört ayrı elle işlem. Her adım için birinin masasında oturması gerekiyor.
Sorumlu kişi izne çıkınca ne oluyor?
Dördü birden duruyor. Kutu birikmeye başlıyor ve yanıt süresi uzuyor.
Sistem kurulunca ne değişir?
Okuma, sınıflandırma, yanıt hazırlama ve arşivleme tek bir zincirde ilerliyor; kutu kişinin masada olmasını beklemiyor.
Sık sorulanlar
Bu iş hakkında sorulanlar
- Hangi adımlarda insan onayı gerekiyor?
- Bu, kurulumda birlikte belirleniyor; yanıt gönderimi genelde onay gerektiriyor, sınıflandırma ve arşivleme çoğunlukla otomatik ilerliyor. Hangi adımların onay gerektireceği ihtiyaca göre ayarlanabiliyor. Bu tercih sonradan da değiştirilebiliyor.
- Zincirin bir adımı yanlış çalışırsa ne olur?
- O e-posta ilgili kişiye bildirilip elle tamamlanabiliyor. Sistem zinciri durdurmuyor, sadece o kaydı işaretliyor. Sık karşılaşılan bir hata fark edildiğinde kural kalıcı olarak ve hızla iyileştirilebiliyor.
- Arşivleme kuralı nasıl belirleniyor?
- Hangi e-postaların ne zaman arşive kaldırılacağı kurulumda birlikte tanımlanıyor. Yanıtlanmış ve kapanmış konular otomatik olarak arşivlenebiliyor. Bu kural sonradan da rahatlıkla ve hızla değiştirilebiliyor.
- Birden fazla kişi aynı kutuyu paylaşabiliyor mu?
- Evet, birden fazla kişi aynı kutuya erişip zincirin farklı adımlarını yönetebiliyor. Kimin hangi adımdan sorumlu olduğu kurulumda tanımlanıyor. Yeni bir kişi eklemek mevcut kurulumu hiç bozmadan üzerine ekleniyor.
- Ne kadar sürede kurulur?
- Standart bir kutu ve tek kişilik kurallarla kurulum birkaç günle ölçülüyor. Birden fazla kişi ve karmaşık kural süreyi uzatıyor. Kesin süre, mevcut e-posta hacmi incelendikten sonra yazılı olarak veriliyor; ön inceleme ücretsiz yapılıyor.
Şeffaflık
Bu, sizin için kurulmuş bir iş değil — kurulabilecek bir iş.
Yukarıdaki adımlar çalışan bir iş akışı tanımından çıkarıldı. Sizin şirketinizde kurulduğunda adımların bir kısmı aynı kalır, bir kısmı sizin sisteminize göre değişir: hangi tabloya yazılacağı, kimin onaylayacağı, hangi belge biçimini okuyacağı. Görüşmede bunu birlikte çıkarıyoruz.
Aynı ailede
E-posta triyajı ve yanıt ailesindeki diğer işler
Elle tetikli
Gelen kutusunu konusuna göre ayır
26 adım
- Elle başlatılır
- Outlook üzerinden işlenir
- Kayıtlar süzülür
- Kayıtlar gruplar hâlinde işlenir
- Biçimlendirme dönüştürülür
- Alanlar düzenlenir
- 4 adım türü daha