E-posta gelince tetikli
Gelen e-postayı yanıtla ve kayda geç
40 adım
- Gelen e-posta yakalanır
- Alanlar düzenlenir
- Birden fazla yola ayrılır
- Koşula göre ayrılır
- Ara durak
- Özet değeri hesaplanır
- 6 adım türü daha
E-posta triyajı ve yanıt · 31 / 34
Görev listesini düzene sok
Aklına gelen her iş listeye başlıksız ve önceliksiz atılıyor. Liste büyüdükçe kimse bakmaz oluyor ve iş takibi yeniden e-postaya dönüyor.
Otomatikleşince ne değişir
Liste düzenli aralıkla taranır, işler konusuna ve aciliyetine göre düzenlenir.
Çalışırken
Zamanlanmış tetikli · 7 adım · 4 farklı adım türü
Yukarıdaki liste, akışın 7 adımı boyunca geçtiği 4 farklı adım türünü sırasıyla gösterir; aynı tür birden çok kez tekrarlanabildiği için liste toplam adım sayısından kısadır. Ok tuşlarıyla gezebilir, boşluk tuşuyla durdurabilirsiniz.
Görev listesi bugün nasıl birikiyor?
Aklına gelen her iş listeye başlıksız ve önceliksiz atılıyor. Liste büyüdükçe kimse bakmaz oluyor ve iş takibi yeniden e-postaya dönüyor.
Liste bakılmaz olunca ne oluyor?
İşler listede kaybolup gidiyor. Aynı iş farklı biçimlerde tekrar hatırlanmak zorunda kalıyor.
Sistem kurulunca ne değişir?
Liste düzenli aralıkla taranıyor, işler konusuna ve aciliyetine göre düzenleniyor.
Sık sorulanlar
Bu iş hakkında sorulanlar
- Başlıksız görevlere ne oluyor?
- İçeriğine bakılarak uygun bir başlık öneriliyor, kişi isterse değiştirebiliyor. Sistem başlığı dayatmıyor, öneri sunuyor. Bu öneri kuralı kurulumda birlikte tanımlanıp sonradan da rahatlıkla güncellenebiliyor.
- Aciliyet nasıl belirleniyor?
- Görevin içeriği ve varsa tarihine bakılarak belirleniyor. Hangi kriterlerin kullanılacağı kurulumda birlikte tanımlanıyor. Kişi isterse aciliyeti kendisi de sonradan rahatlıkla ve hızla değiştirebiliyor.
- Yanlış düzenlenen bir görev olursa ne olur?
- Görev normal bir kayıt gibi elle düzeltilebiliyor. Sistem düzeltmeyi engellemiyor, ilk düzenlemeyi hızlandırıyor. Sık yanlış çıkan bir kural fark edildiğinde kalıcı olarak gözden geçirilip iyileştirilebiliyor.
- Hangi listelerle çalışıyor?
- Ekibin zaten kullandığı yaygın görev listesi araçlarıyla çalışabiliyor. Hangi aracın kullanılacağı kurulumda birlikte belirleniyor. Yeni bir araca geçmek hiç gerekmiyor, mevcut alışkanlık aynen korunuyor.
- Ne kadar sürede kurulur?
- Standart bir listeyle kurulum birkaç günle ölçülüyor. Büyük ve dağınık bir liste süreyi uzatıyor. Kesin süre, mevcut görev hacmi incelendikten sonra yazılı olarak veriliyor; ön inceleme ücretsiz yapılıyor.
Şeffaflık
Bu, sizin için kurulmuş bir iş değil — kurulabilecek bir iş.
Yukarıdaki adımlar çalışan bir iş akışı tanımından çıkarıldı. Sizin şirketinizde kurulduğunda adımların bir kısmı aynı kalır, bir kısmı sizin sisteminize göre değişir: hangi tabloya yazılacağı, kimin onaylayacağı, hangi belge biçimini okuyacağı. Görüşmede bunu birlikte çıkarıyoruz.
Aynı ailede
E-posta triyajı ve yanıt ailesindeki diğer işler
Elle tetikli
Gelen kutusunu konusuna göre ayır
26 adım
- Elle başlatılır
- Outlook üzerinden işlenir
- Kayıtlar süzülür
- Kayıtlar gruplar hâlinde işlenir
- Biçimlendirme dönüştürülür
- Alanlar düzenlenir
- 4 adım türü daha