İçeriğe atla
ALBA
Görüşme isteyin

E-posta triyajı ve yanıt · 08 / 34

Kurumsal posta kutusu için asistan

Kurumsal kutuda biriken yazışmayı tarayıp hangisinin yanıt beklediğini, hangisinin sadece bilgilendirme olduğunu ayırmak yöneticinin kendi işi kalıyor. Üstüne önemli yazışmaların kaydı ayrıca tutuluyor.

Otomatikleşince ne değişir

Kutu toplu olarak taranır, yanıt bekleyenler ayrılır ve her biri için hazır taslak ile kayıt aynı anda oluşur.

Çalışırken

Elle tetikli · 20 adım · 9 farklı adım türü

Yukarıdaki liste, akışın 20 adımı boyunca geçtiği 9 farklı adım türünü sırasıyla gösterir; aynı tür birden çok kez tekrarlanabildiği için liste toplam adım sayısından kısadır. Ok tuşlarıyla gezebilir, boşluk tuşuyla durdurabilirsiniz.

Kurumsal kutu bugün nasıl taranıyor?

Kurumsal kutuda biriken yazışmayı tarayıp hangisinin yanıt beklediğini, hangisinin sadece bilgilendirme olduğunu ayırmak yöneticinin kendi işi kalıyor.

Bu tarama ne kadar zaman alıyor?

Üstüne önemli yazışmaların kaydı ayrıca tutuluyor. İki iş birleşince yöneticinin günlük zamanının büyük kısmı buraya gidiyor.

Sistem kurulunca ne değişir?

Kutu toplu olarak taranıyor, yanıt bekleyenler ayrılıyor ve her biri için hazır taslak ile kayıt aynı anda oluşuyor.

Sık sorulanlar

Bu iş hakkında sorulanlar

Yanıt bekleyen nasıl tespit ediliyor?
İletinin içeriği ve dili değerlendirilerek yanıt bekleyip beklemediği belirleniyor. Açık biçimde bilgilendirme olan iletiler ayrı tutuluyor. Belirsiz durumlar da insana bırakılıp yanlış işaretleme önleniyor.
Taslak nasıl hazırlanıyor?
Şirketin kendi belgelerinden ve önceki yazışmalardan yararlanılarak hazırlanıyor. Taslak gönderilmeden önce yöneticiye sunuluyor. Onaylanmadan hiçbir yanıt dışarı çıkmıyor, son söz her zaman yöneticide kalıyor.
Yanlış sınıflandırılan bir yazışma olursa ne olur?
Yazışma normal bir kayıt gibi elle düzeltilip doğru başlığa taşınabiliyor. Sistem düzeltmeyi engellemiyor, ilk taramayı hızlandırıyor. Sık yanlış çıkan bir kalıp fark edildiğinde kural iyileştirilebiliyor.
Kayıt nereye düşüyor?
Kurulumda tanımlanan tabloya ya da mevcut sisteme düşüyor; hangi hedefin kullanılacağı birlikte belirleniyor. Birden fazla hedef de tanımlanabiliyor. Bu, mevcut iş akışına göre birlikte ayarlanıp sonradan değiştirilebiliyor.
Ne kadar sürede kurulur?
Standart bir kutu ve tek yöneticiyle kurulum birkaç günle ölçülüyor. Birden fazla yönetici ve karmaşık kural süreyi uzatıyor. Kesin süre, mevcut yazışma hacmi incelendikten sonra yazılı olarak veriliyor; ön inceleme ücretsiz yapılıyor.

Şeffaflık

Bu, sizin için kurulmuş bir iş değil — kurulabilecek bir iş.

Yukarıdaki adımlar çalışan bir iş akışı tanımından çıkarıldı. Sizin şirketinizde kurulduğunda adımların bir kısmı aynı kalır, bir kısmı sizin sisteminize göre değişir: hangi tabloya yazılacağı, kimin onaylayacağı, hangi belge biçimini okuyacağı. Görüşmede bunu birlikte çıkarıyoruz.

Aynı ailede

E-posta triyajı ve yanıt ailesindeki diğer işler

40 adım

  1. Gelen e-posta yakalanır
  2. Alanlar düzenlenir
  3. Birden fazla yola ayrılır
  4. Koşula göre ayrılır
  5. Ara durak
  6. Özet değeri hesaplanır
  7. 6 adım türü daha

26 adım

  1. Elle başlatılır
  2. Outlook üzerinden işlenir
  3. Kayıtlar süzülür
  4. Kayıtlar gruplar hâlinde işlenir
  5. Biçimlendirme dönüştürülür
  6. Alanlar düzenlenir
  7. 4 adım türü daha

E-posta triyajı ve yanıt ailesinin tamamı