Kurum içi doküman sistemini bağlama

Otomatikleşince ne değişir

Asistan doküman sistemine doğrudan sorar; belge kopyalanmaz, bilgi nerede yaşıyorsa cevap oradan gelir ve tek güncelleme herkese ulaşır.

Çalışırken

Alt akış tetikli · 3 adım · 3 farklı adım türü

Yukarıdaki liste, akışın 3 adımı boyunca geçtiği 3 farklı adım türünü sırasıyla gösterir; aynı tür birden çok kez tekrarlanabildiği için liste toplam adım sayısından kısadır. Ok tuşlarıyla gezebilir, boşluk tuşuyla durdurabilirsiniz.

Kurum içi doküman sistemi bugün nasıl kullanılıyor?

Şirketin süreçleri ve prosedürleri kurum içi doküman sisteminde yaşıyor ve orada güncelleniyor. Asistan bu sistemi göremediği için ya cevap veremiyor ya da belgeler ikinci bir yere kopyalanıp iki kopya zamanla birbirinden ayrılıyor.

İki kopya ayrılınca ne oluyor?

Asistanın okuduğu kopya eskirken doküman sistemindeki gerçek sürüm güncelleniyor. Hangi kopyanın doğru olduğu belirsizleşiyor. Yanlış kopyadan verilen cevap yanlış bir işleme yol açabiliyor.

Sistem kurulunca ne değişir?

Asistan doküman sistemine doğrudan soruyor; belge kopyalanmıyor, bilgi nerede yaşıyorsa cevap oradan geliyor ve tek güncelleme herkese ulaşıyor. İki kopya birbirinden ayrılmıyor. Asistan her zaman güncel belgeyi okuyor.

Sık sorulanlar

Bu iş hakkında sorulanlar

Hangi doküman sistemleriyle bağlanabiliyor?: Yaygın kurum içi doküman ve içerik yönetim sistemleriyle bağlanabiliyor; hangi sistemin kullanıldığı mevcut altyapıya bağlı. Bağlantı, sistemin sunduğu standart erişim yöntemiyle kuruluyor. Eski ya da özel bir sistemde bağlantı ayrıca değerlendiriliyor.
Doküman sisteminin erişim kuralları korunuyor mu?: Evet, doküman sisteminin kendi yetkilendirmesi korunuyor; asistan bir kullanıcının normalde göremeyeceği belgeye o kullanıcı adına erişmiyor. Bu, mevcut yetkilendirmeden okunuyor. Ayrıca bir kural tanımlamaya gerek kalmıyor.
Bağlantı kesilirse ne olur?: Sistem doküman sistemine ulaşamadığını belirtiyor, eski bir kopyadan cevap vermiyor. Bağlantı düzeldiğinde normal çalışmaya devam ediyor. Bu, yanlış ya da eski bilgi vermektense bilmediğini söylemeyi tercih eden bir tasarım.
Mevcut kopyalanmış belgeler ne olacak?: İstenirse eski kopyalar temizlenip tek kaynağa geçilebiliyor, bu ayrı bir kurulum adımı. Geçiş sırasında mevcut belgeler kaybolmuyor. Hangi yolun izleneceği birlikte kararlaştırılıyor ve süreç kademeli de yürütülebiliyor.
Ne kadar sürede kurulur?: Standart bir doküman sistemi bağlantısıyla kurulum birkaç günle ölçülüyor. Eski sistemler ya da özel entegrasyon süreyi uzatıyor. Kesin süre, mevcut doküman sistemi incelendikten sonra yazılı olarak veriliyor.

Şeffaflık

Bu, sizin için kurulmuş bir iş değil — kurulabilecek bir iş.

Yukarıdaki adımlar çalışan bir iş akışı tanımından çıkarıldı. Sizin şirketinizde kurulduğunda adımların bir kısmı aynı kalır, bir kısmı sizin sisteminize göre değişir: hangi tabloya yazılacağı, kimin onaylayacağı, hangi belge biçimini okuyacağı. Görüşmede bunu birlikte çıkarıyoruz.

Aynı ailede

Şirket hafızası ve bilgi tabanı ailesindeki diğer işler

Elle tetikli

Site içeriğini şirket hafızasına çevirme

45 adım

Elle başlatılır
Siteye yazı olarak yayımlanır
Yollar birleştirilir
Alanlar düzenlenir
Kayıtlar süzülür
Biçimlendirme dönüştürülür
3 adım türü daha

Elle tetikli

Ürün kataloğundan benzerlik önerisi

24 adım

Elle başlatılır
Dış sisteme bağlanılır
Sayfadan alan seçilir
Özel kural çalıştırılır
Alanlar düzenlenir
Yollar birleştirilir
1 adım türü daha

Şirket hafızası ve bilgi tabanı ailesinin tamamı