İçeriğe atla
ALBA
Görüşme isteyin

Kayıt tutma ve tablolar · 01 / 8

Biriken kayıtları arşivleyip sınıflandırma

Bugün dönem içinde biriken kayıtlar elle bir arşiv tablosuna kopyalanır ve her satırın hangi kategoriye gireceğine tek tek bakılarak karar verilir. Ay atlanırsa arşiv delik kalır, kategoriler de kararı veren kişiye göre değişir.

Otomatikleşince ne değişir

Belirlenen saatte kendiliğinden başlar; kayıtlar süzülür, her satır tek tek işlenir ve kategorisiyle birlikte arşiv tablosuna yazılır, yani arşiv kimse hatırlamadan güncel kalır.

Çalışırken

Zamanlanmış tetikli · 30 adım · 11 farklı adım türü

Yukarıdaki liste, akışın 30 adımı boyunca geçtiği 11 farklı adım türünü sırasıyla gösterir; aynı tür birden çok kez tekrarlanabildiği için liste toplam adım sayısından kısadır. Ok tuşlarıyla gezebilir, boşluk tuşuyla durdurabilirsiniz.

Kayıtlar bugün arşive nasıl geçiyor?

Dönem içinde birikenler elle bir tabloya kopyalanıyor. Her satırın hangi kategoriye gireceğine tek tek bakılarak karar veriliyor. İş kimsenin görev tanımında yazmadığı için de hatırlayan yaptığında oluyor.

Bir ay atlanırsa ne oluyor?

Arşiv delik kalıyor ve o delik sonradan kapanmıyor. Üstelik kategoriler kararı veren kişiye göre değiştiği için aynı tür kayıt farklı aylarda farklı yere düşüyor. Arşivden çıkarılan rapor bu yüzden güvenilmez oluyor.

Sistem kurulunca ne değişir?

Belirlenen saatte kendiliğinden başlıyor: kayıtlar süzülüyor, her satır işleniyor ve kategorisiyle birlikte arşiv tablosuna yazılıyor. Arşiv kimse hatırlamadan güncel kalıyor ve kategoriler her ay aynı kuralla veriliyor.

Sık sorulanlar

Bu iş hakkında sorulanlar

Kategorileri biz mi belirliyoruz?
Evet, kategori listesi ve her birinin tanımı kurulumda sizinle birlikte yazılıyor. Bu adım genellikle en çok konuşulan yer oluyor, çünkü çoğu şirkette kategoriler kafalarda duruyor ve kişiden kişiye değişiyor. Yazıya dökülmesi tek başına bile fayda sağlıyor.
Sınıra takılan kayıtlar ne oluyor?
Sistemin emin olamadığı satırlar ayrı işaretleniyor ve insana gösteriliyor. Uydurma kategori atanmıyor; bu kurulumun şartı, çünkü yanlış sınıflanmış kayıt hiç sınıflanmamış kayıttan daha zararlı oluyor. Eşiğin nerede olacağı kurulumda ayarlanıyor.
Geçmiş dönemler de işlenebilir mi?
İşlenebiliyor. Birikmiş eski kayıtlar tek seferde taranıp aynı kurala göre sınıflanıyor. Bu genellikle ilk turda yapılıyor, çünkü arşivin bir kısmı eski kuralla bir kısmı yeni kuralla sınıflanmış olursa karşılaştırma yine çalışmıyor.
Kayıtlar nereye yazılıyor?
Şirketin zaten kullandığı tabloya yazılıyor; yeni bir sistem kurulmuyor. Elektronik tablo, veri tabanı ya da mevcut kayıt yazılımı bağlanabiliyor. Hangi sütuna ne yazılacağı kurulumda tanımlanıyor ve sonradan değiştirmek kolay olmuyor, o yüzden baştan konuşuluyor.
Ne kadar sürede kurulur?
Tek kaynak ve net kategoriler varsa kurulum günlerle ölçülür. Kategorilerin yazıya dökülmesi, geçmiş arşivin işlenmesi ya da birden çok kaynak girdiğinde süre uzar. Kesin gün, süreç dinlendikten sonra yazılı olarak veriliyor.

Şeffaflık

Bu, sizin için kurulmuş bir iş değil — kurulabilecek bir iş.

Yukarıdaki adımlar çalışan bir iş akışı tanımından çıkarıldı. Sizin şirketinizde kurulduğunda adımların bir kısmı aynı kalır, bir kısmı sizin sisteminize göre değişir: hangi tabloya yazılacağı, kimin onaylayacağı, hangi belge biçimini okuyacağı. Görüşmede bunu birlikte çıkarıyoruz.

Aynı ailede

Kayıt tutma ve tablolar ailesindeki diğer işler

24 adım

  1. Belirlenen saatte kendiliğinden başlar
  2. Tabloya yazılır veya okunur
  3. Kayıtlar gruplar hâlinde işlenir
  4. Alanlar düzenlenir
  5. Sürücüye kaydedilir veya okunur
  6. Dış sisteme bağlanılır
  7. 6 adım türü daha

Kayıt tutma ve tablolar ailesinin tamamı