Zamanlanmış tetikli
Biriken kayıtları arşivleyip sınıflandırma
30 adım
- Belirlenen saatte kendiliğinden başlar
- Kayıtlar süzülür
- Alanlar düzenlenir
- Özel kural çalıştırılır
- Yollar birleştirilir
- Adet sınırlanır
- 5 adım türü daha
Kayıt tutma ve tablolar · 07 / 8
Yüklenen belgenin özetini tabloya yazma
Bugün klasöre düşen rapor, tutanak veya teklif belgesini birinin açıp okuması, sonra da özetini takip tablosuna elle girmesi gerekir. Yoğun günlerde belge klasörde kalır, tablo boş kalır.
Otomatikleşince ne değişir
Belge klasöre yüklendiği anda okunur, özeti çıkarılır ve takip tablosuna kendi satırı olarak yazılır; toplantıya gelen kişi klasörü değil tabloyu okur.
Çalışırken
Dosya yüklenince tetikli · 6 adım · 3 farklı adım türü
Yukarıdaki liste, akışın 6 adımı boyunca geçtiği 3 farklı adım türünü sırasıyla gösterir; aynı tür birden çok kez tekrarlanabildiği için liste toplam adım sayısından kısadır. Ok tuşlarıyla gezebilir, boşluk tuşuyla durdurabilirsiniz.
Klasöre düşen belge bugün nasıl işleniyor?
Birinin açıp okuması, sonra özetini takip tablosuna elle girmesi gerekiyor. Rapor, tutanak ya da teklif belgesi geldiğinde bu iş kime düşerse ona kalıyor ve genellikle gün sonuna erteleniyor.
Yoğun günlerde ne oluyor?
Belge klasörde kalıyor, tablo boş kalıyor. Toplantıya gelen kişi tabloya bakıp hiçbir şey görmüyor ve klasördeki belgenin varlığından haberi olmuyor. Karar eksik bilgiyle alınıyor.
Sistem kurulunca ne değişir?
Belge klasöre yüklendiği anda okunuyor, özeti çıkarılıyor ve takip tablosuna kendi satırı olarak yazılıyor. Toplantıya gelen kişi klasörü değil tabloyu okuyor.
Sık sorulanlar
Bu iş hakkında sorulanlar
- Hangi belge biçimleri okunuyor?
- Metin taşıyan yaygın belge biçimleri okunuyor. Taranmış belgelerde tarama kalitesi belirleyici oluyor; düşük çözünürlüklü taramalarda doğruluk düşüyor. Kurulumda kendi belgelerinizle deneme yapılıyor ve hangi biçimlerin sorunsuz çalıştığı yazılı veriliyor.
- Özet neyi içeriyor?
- Hangi alanların çıkarılacağı kurulumda tanımlanıyor: tarih, taraflar, tutar, karar ya da sonraki adım. Serbest özet yerine belirli alanlar istemek hem daha kullanışlı hem daha güvenilir oluyor, çünkü tablo sütunları sabit kalıyor.
- Belgenin kendisi tabloya bağlanıyor mu?
- Bağlanıyor. Satıra belgenin bağlantısı ekleniyor, böylece özetten şüphelenen kişi tek tıkla kaynağa gidebiliyor. Bu adım atlanırsa tablo bir süre sonra güvenilmez görünüyor, çünkü doğrulama yolu kapalı kalıyor.
- Gizli belgeler için uygun mu?
- Belge sizin klasörünüzde kalıyor, çıktı yine sizin tablonuza yazılıyor. Ücretli kullanımda sağlayıcı veriyi model eğitiminde kullanmıyor. Gizlilik sınıfı yüksek belgeler için hangi klasörlerin kapsam dışı bırakılacağı kurulumda tanımlanıyor.
- Ne kadar sürede kurulur?
- Tek klasör, tek belge türü ve net alanlar varsa kurulum günlerle ölçülür. Birden çok belge türü, taranmış belgeler ya da mevcut arşivin işlenmesi girdiğinde süre uzar. Kesin gün, süreç dinlendikten sonra yazılı olarak veriliyor.
Şeffaflık
Bu, sizin için kurulmuş bir iş değil — kurulabilecek bir iş.
Yukarıdaki adımlar çalışan bir iş akışı tanımından çıkarıldı. Sizin şirketinizde kurulduğunda adımların bir kısmı aynı kalır, bir kısmı sizin sisteminize göre değişir: hangi tabloya yazılacağı, kimin onaylayacağı, hangi belge biçimini okuyacağı. Görüşmede bunu birlikte çıkarıyoruz.
Aynı ailede
Kayıt tutma ve tablolar ailesindeki diğer işler
Zamanlanmış tetikli
Sitenin görünümü bozulunca haber veren kontrol
24 adım
- Belirlenen saatte kendiliğinden başlar
- Tabloya yazılır veya okunur
- Kayıtlar gruplar hâlinde işlenir
- Alanlar düzenlenir
- Sürücüye kaydedilir veya okunur
- Dış sisteme bağlanılır
- 6 adım türü daha