Kalite · · 5 dakika
Otomasyon kurduk ama çalışmıyor: sessiz arıza nedir?
Yazanİçerik Ekibi
Sessiz arıza, bir otomasyonun hata vermeden yanlış çalışmasıdır. Akış her gün tetiklenir, kayıt oluşturur ve rapor üretir; ama ürettiği verinin bir kısmı artık doğru değildir.
Duran bir otomasyon kısa sürede fark edilir, çünkü birileri çıktısını bekler ve gelmeyince sorar. Sessiz arıza fark edilmez, çünkü çıktı gelmeye devam eder ve ilk bakışta hiçbir şey değişmemiş görünür.
Sessiz arıza nasıl başlar?
Sessiz arıza otomasyonun kendisinde başlamaz. Bağlandığı yerde başlar. Google Sheets tablosunda bir sütunun adı değişir, Gmail erişim anahtarının süresi dolar ya da bir servis yanıt biçimini günceller.
Akış bunu hata saymaz. Beklediği alanı bulamayınca boş değer yazar, bir sonraki adıma geçer ve dışarıdan bakıldığında her şey normal görünür.
Birkaç hafta sonra rapora bakan kişi rakamların düştüğünü fark eder ve sebebini pazarlamada ya da satışta arar. Sorunun bir otomasyondan geldiğini anlaması genelde günler alır. Bazen hiç anlaşılmaz.
Kötü kurulmuş bir otomasyon nasıl anlaşılır?
Üç işareti vardır ve üçü de kurulum gününde görülebilir: hata uyarısının olmaması, çalışma kaydının tutulmaması, akışı durdurma yolunun bulunmaması.
Uyarının nereye düşeceği kurulum gününde kararlaştırılır. Şirket gün boyu Slack'e bakıyorsa uyarı Slack'e gitmeli, WhatsApp kullanıyorsa oraya. Kimsenin açmadığı bir panele düşen uyarı, olmayan uyarıdır.
Hata uyarısı yoksa arıza ancak birisi sonucu kontrol ettiğinde ortaya çıkar. Çalışma kaydı yoksa arızanın ne zaman başladığı bilinemez, dolayısıyla hangi kayıtların bozulduğunu tespit etmek de mümkün olmaz.
Durdurma yolu yoksa şirket kendi sistemine müdahale edemez. En tehlikelisi budur. Böyle bir kurulum, şirketi sistemi kuran ajansa kalıcı olarak bağımlı hâle getirir ve bu bir hizmet değil bir kısıttır.
- Akış takıldığında kimseye haber gitmiyor
- Ne zaman çalıştığı ve ne yaptığı hiçbir yere yazılmıyor
- Şirket akışı kendi başına durduramıyor
- Bir hata olduğunda akış yine de bir sonraki adıma geçiyor
- Kurulumu yapan kişi dışında kimse akışın ne yaptığını bilmiyor
Sessiz arıza nasıl önlenir?
Sessiz arıza, akışın kendi sonucunu denetlemesiyle önlenir. Her kritik adımda “beklediğim şey gerçekten geldi mi” kontrolü yapılır ve cevap hayırsa akış devam etmek yerine durur.
Somut hâli şu: fatura tutarını okuyan adım boş dönerse akış Excel'e sıfır yazmaz, durur. Adres alanı gelmezse Yurtiçi Kargo etiketi basılmaz. Kontrol basit görünür, farkı burada yaratır.
Durmak yanlış devam etmekten iyidir. Duran bir akış bir kişiyi o gün rahatsız eder; yanlış devam eden bir akış aylarca sessizce veri bozar ve düzeltmek için önce hangi kayıtların bozulduğunu bulmak gerekir.
İkinci katman ölçümdür ve üç sayı yeterlidir: kaç kere çalıştı, kaçında insana sordu, kaçında durdu. Bu üç sayı aylık takip edilirse arıza haftalar değil günler içinde görünür hâle gelir.
Otomasyonu kim devralmalı?
Otomasyonu şirketin içinden bir kişi devralmalı ve o kişinin adı devir belgesinde yazılı olmalı. Belgede üç şey bulunur: sistem nasıl durdurulur, nasıl değiştirilir ve bozulduğunda kime haber verilir.
Belge Türkçe yazılır ve şirketin kendi klasöründe durur. Bizde bir kopyası kalır. Devralan kişinin teknik olması gerekmez; bunu şart koşmak çoğu şirkette gereksiz bir engel yaratır.
Durdurma düğmesine basabilmesi ve arızayı doğru kişiye iletebilmesi yeterlidir. Kuran ajansın kalıcı olarak sistemin başında durması bir hizmet değil, bir bağımlılıktır. Biz ALBA olarak devir belgesini işin parçası sayarız, ayrıca ücretlendirmeyiz.
Bakım anlaşması ayrı ve isteğe bağlı bir tercihtir. Sistemin sahipliği her hâlükârda şirkette kalır.
Sık sorulan sorular
- Otomasyon bozulduğunu nasıl haber verir?
- İyi kurulmuş bir otomasyon bozulduğunda kendisi haber verir. Akış beklediği veriyi bulamazsa durur ve önceden belirlenmiş bir kanala mesaj düşer. Bu kanalın şirketin zaten baktığı bir yer olması şarttır; ayrı bir panele girip kontrol etmek gerekiyorsa uyarı pratikte hiç çalışmaz ve arıza yine haftalar sonra fark edilir.
- Otomasyon kurulduktan sonra ne kadar bakım gerekir?
- Bakım ihtiyacı, akışın kaç dış sisteme bağlandığıyla doğru orantılıdır. Tek bir sisteme bağlanan akış aylarca hiç dokunulmadan çalışabilir. Üç dört sisteme bağlanan bir akışta ise bağlantılardan birinin yılda birkaç kez değişmesi olağandır. Bakım anlaşması bu yüzden isteğe bağlı sunulmalı, sözleşmede zorunlu bir kalem olarak dayatılmamalıdır.
- Mevcut otomasyonum kötü kurulmuşsa ne yapmalıyım?
- Önce üç şeyi kontrol edin: hata uyarısı var mı, çalışma kaydı tutuluyor mu ve durdurma yolu belli mi. Üçüne de hayır diyorsanız akışı baştan kurmak, üstüne yama yapmaktan genelde daha ucuza gelir. Yama yapılan bir akışta arızanın nereden geldiği belirsiz kalır ve her düzeltme sisteme yeni bir belirsizlik ekler.
- Otomasyonun doğru çalıştığından nasıl emin olurum?
- Emin olmanın tek yolu ölçmektir ve üç sayı bunun için yeterlidir: kaç kere çalıştı, kaçında insana sordu, kaçında durdu. Bu üç sayı aylık takip edilirse sapma hemen göze çarpar. Ölçüm olmadan “çalışıyor” demek bir iddiadır, bilgi değildir; iddia ise ilk ciddi arızada çöker ve güveni de beraberinde götürür.
- Otomasyonu kuran ajans olmadan sistem çalışır mı?
- Doğru kurulmuş bir sistem, kuran ajans olmadan da çalışmaya devam eder. Şirketin elinde durdurma yolu, çalışma kaydı ve devir belgesi varsa sistem sahiplik olarak şirkete geçmiş demektir. Ajansın kalıcı olarak gerekli olduğu bir kurulum teknik bir zorunluluk değil ticari bir tercihtir ve bunun şirkete açıkça söylenmesi gerekir.